KI-Agenten für Unternehmen – Implementierung und Prozessautomatisierung

Ein KI-Agent ist ein Programm auf Basis eines Sprachmodells, das ein Ziel erhält (z. B. „Erstelle ein Angebot zu dieser Anfrage“), die Schritte selbst plant, Tools nutzt – CRM, E-Mail, Dokumente – und das Ergebnis prüft. Anders als ein Chatbot antwortet er nicht nur, sondern erledigt Arbeit in den Systemen des Unternehmens.

Eine klassische Automatisierung führt ein starres „Wenn A, dann B“-Szenario aus und bleibt bei Ausnahmen stehen. Ein KI-Agent versteht den Inhalt einer E-Mail oder eines Dokuments und wählt die Schritte passend zur Situation. In der Praxis kombinieren wir oft beides: vorhersehbare Schritte in der Automatisierung, Entscheidungen und Dokumente im Agenten.

Er kann risikofreie Schritte selbstständig ausführen, z. B. Daten suchen oder einen Entwurf erstellen. Entscheidungen mit Folgen – den Versand eines Angebots, eine Zahlung, eine Vertragsänderung – konzipieren wir immer mit Freigabe durch einen Menschen. Die Autonomie erhöhen wir schrittweise, sobald sich der Agent im Pilotprojekt bewährt hat.

Mit einem Prozess, der sich wiederholt, dem Team viel Zeit kostet und einen klar messbaren Effekt hat – z. B. die Bearbeitung von Angebotsanfragen oder Dokumenten. Wir führen ein kurzes Audit durch, bauen einen Prototyp mit Testdaten und starten ein Pilotprojekt unter menschlicher Aufsicht.

Einen Prototyp mit Ihren Beispielen zeigen wir in der Regel innerhalb von 1–2 Wochen. Die vollständige Implementierung mit Integrationen, Tests und Pilotprojekt dauert meist einige Wochen, je nach Anzahl der Systeme und Komplexität des Prozesses.

Mit jedem, das eine API hat oder sich anbinden lässt: CRM (auch unser SalesWizard), E-Mail, Kalender, ERP, Buchhaltungssysteme, Helpdesk, Dokumente und Tabellen. Immer häufiger nutzen wir dafür den Standard MCP (Model Context Protocol).

Der Agent hat minimale Berechtigungen, und jede seiner Aktionen wird protokolliert. Wir nutzen Modelle in Business-Tarifen, ohne Training mit Kundendaten, und bei sensiblen Daten Modelle in der EU oder auf Ihrem Server. Wir konzipieren DSGVO-konform und mit Blick auf die Anforderungen des EU AI Act.

Die Kosten setzen sich aus der Wartung der Integrationen und den Gebühren für die Modellnutzung zusammen, die von der Anzahl und Komplexität der Vorgänge abhängen. Eine Schätzung erstellen wir bereits im Audit, und im laufenden Agenten richten wir Ausgabenlimits und einen Kostenbericht ein.