ERP-Software – was ist das?
ERP-Software dient der Planung und Verwaltung der Unternehmensressourcen. Die Abkürzung ERP stammt aus dem Englischen und steht für Enterprise Resource Planning – Planung der Unternehmensressourcen. Ein ERP-Programm ist im Grunde eine Sammlung verschiedener Funktionen, die man auch in einzelne Anwendungen aufteilen könnte. So finden wir in ERP-Software beispielsweise Module für Personal und Lohnabrechnung, Lagerbestände, Werkzeuge für Transport und Logistik oder den Einkauf. Die grundlegende Idee der ERP-Programme – unabhängig vom Anbieter – besteht darin, die für ein Unternehmen wichtigen Informationen an einem Ort zusammenzuführen. Wichtig ist dabei, dass diese Informationen nicht miteinander vermischt werden, sondern einen eigenen Datenbestand bilden. Dadurch können sich die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen ausschließlich auf das konzentrieren, was ihren Zuständigkeitsbereich betrifft.
Was kann man in einem ERP-Programm tun?
Es ist unmöglich, alle Elemente von ERP-Programmen aufzuzählen – jeder Anbieter hat seine eigenen Funktionen. Konzentrieren wir uns auf die wichtigsten und am häufigsten vorkommenden Module, so können wir in einem ERP-Programm Bereiche wie die folgenden verwalten:
- Buchhaltung – Abrechnungen, Rechnungsstellung, Ausstellung von Buchungsbelegen;
- Personal – Fragen rund um die Mitarbeiteraktivität und deren Vergütung;
- DMS – auch Dokumentenmanagementsystem, sicherer Dokumentenfluss;
- Lager – Kontrolle der Lagerbestände, Umlagerungen, Reservierungen und Warenausgänge;
- Produktion – Optimierung und Organisation der Aufgaben an der Produktionslinie;
- Controlling – Fragen der Business Intelligence und der Finanzanalyse;
- Einkauf – Verwaltung des Bestellprozesses und der Unternehmenseinkäufe;
- Marketing – Planung und Kontrolle der Werbemaßnahmen des Unternehmens;
- Projekte – Umsetzung von Vorhaben und Aufträgen, gegliedert nach einzelnen Projekten;
- Logistik – innerbetriebliche Warenbewegungen und Transportmanagement.
Wie wählt man das beste ERP-Programm aus?
Es ist ein Irrglaube, dass die beste ERP-Software die meisten Module hat. Bei der Wahl des besten Programms müssen wir sicher sein, dass es genau die Funktionen bietet, die wir im Unternehmen benötigen. Dienstleister brauchen kein Lagerverwaltungstool, während das Fehlen eines Projektmoduls problematisch wäre. Neben der Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens sollte ERP-Software intuitiv und einfach zu bedienen sein. Mangelnde Übersichtlichkeit, ein chaotisches Erscheinungsbild, unlogisch angeordnete Funktionen oder eine Informationsflut sind der Unternehmensführung mit Sicherheit nicht förderlich. Wenn wir zwei vergleichbare Systeme haben, sollten wir überlegen, ob uns eine Online-Software als SaaS oder eine Offline-Anwendung zur Installation wichtiger ist. Details dazu erläutern wir im nächsten Abschnitt.
ERP-Programm – SaaS-Dienst oder zu installierende Anwendung?
Die heutigen ERP-Lösungen erlauben die Wahl zwischen zwei Arten von Anwendungen. Die erste arbeitet im Offline-Modus und wird auf ausgewählten Geräten installiert. Auf wie vielen Computern ein solches Programm installiert werden darf, legt ein Lizenzschlüssel fest, den wir zu Eigentum erwerben. Der Schlüssel selbst kostet pro Arbeitsplatz einige Hundert oder sogar Tausend PLN. Deutlich bequemer ist die Online-Lösung als SaaS, also Software as a Service. Der Zugang zu den Funktionen eines solchen Programms hat den Charakter eines Abonnements und kostet einige Dutzend PLN im Monat. Das ist, als würden Sie einen Dienst wie Netflix nutzen, statt alle Filmproduktionen zu kaufen. Mit dem Unterschied, dass sich bei einem ERP-Programm jede von Ihnen berechtigte Person im Unternehmen anmelden kann, und zwar von jedem beliebigen Gerät aus. Es ist leicht zu erkennen, dass ein SaaS-Dienst wesentlich bequemer und erschwinglicher ist als der Kauf einer Lizenz.
Vorteile von ERP-Software
Wer das volle Potenzial von ERP-Software in der Online-Version ausschöpft, kann eine Reihe messbarer Vorteile erzielen. Zu den wichtigsten gehören:
- Mehr Kontrolle über das Unternehmen – als bereichsübergreifendes Programm sammelt ERP die wichtigsten Daten aus allen Bereichen des Unternehmens;
- Höhere Effizienz – sowohl im Sinne einer besseren Arbeitsqualität der Beschäftigten als auch einer gesteigerten Prozesseffizienz;
- Kostensenkung – ERP-Software ermöglicht es, Bereiche zu identifizieren, die weniger effizient arbeiten oder überdurchschnittliche Kosten verursachen;
- Standardisierung der Abläufe – durch einheitliche Vorgaben werden die Prozesse vereinheitlicht, was mehr Transparenz im Unternehmen schafft;
- Besserer Informationsfluss – ERP enthält eine einzige Datenbank, die auf Grundlage realer Ereignisse im Unternehmen entsteht, sodass es nicht zu Informationsstörungen kommt;
- Treffsicherere Entscheidungen in der Zukunft – ein ERP-Programm sammelt historische und aktuelle Daten, wodurch sich bessere, effizientere Maßnahmen planen lassen;
- Mehr Datensicherheit – ERP nutzt ein Cloud-System, also eine verschlüsselte, sichere Methode der Online-Datenspeicherung.
Lohnt sich ERP-Software für Ihr Unternehmen?
Die meisten Unternehmer sollten den Kauf von ERP-Software als unverzichtbares Arbeitsmittel betrachten. Zu dieser Zielgruppe zählen insbesondere:
- Unternehmen, deren Haupttätigkeit auf dem Einzel- und Großhandel beruht;
- Unternehmen im E-Commerce-Sektor, auch solche, die ihre Angebote auf Verkaufsportalen einstellen (z. B. Allegro, AliExpress, OLX, Otomoto usw.);
- Unternehmen mit mindestens 9 Beschäftigten (KMU und Konzerne);
- Betriebe, in denen Prozesse teilweise oder vollständig automatisiert sind oder in denen eine präzise Produktionsplanung erforderlich ist;
- Unternehmen, denen eine detaillierte und ganzheitliche wirtschaftliche Analyse wichtig ist;
- Unternehmen, die nach Wegen zur finanziellen Optimierung suchen und Kostenminimierung mit Gewinnmaximierung verbinden wollen;
- Geschäfte, in denen eine schnelle Anpassung an die Marktgegebenheiten notwendig ist;
- Unternehmen mit Filialen, Lagern oder Niederlassungen in verschiedenen Städten oder Ländern, insbesondere wenn sie Transport und Logistik selbst organisieren.
Sie fragen sich, ob ERP-Software in Ihrem Unternehmen die in sie gesetzten Erwartungen erfüllt? Kontaktieren Sie uns, stellen Sie uns Ihr Unternehmen vor und sagen Sie uns, welche Tools Sie suchen. Wir sagen Ihnen dann, welche Lösungen sich am besten eignen und was wir Ihnen anbieten können.