Integration der 4B-Systems-Produkte mit der Plattform Autenti

Was ist die Plattform Autenti?

Autenti ist eine Plattform, mit der sich ein Vertrag oder jedes andere Dokument in wenigen Minuten online vom Smartphone, Tablet oder Computer aus unterzeichnen lässt. Sehr wichtig ist, dass eine solche elektronische Signatur rechtlich bindend ist. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass ein auf diese Weise unterzeichneter Vertrag weniger gültig ist als ein klassisch auf Papier unterschriebener.

Die größten Vorteile der Nutzung der Plattform Autenti:

• Erhebliche Zeitersparnis – der Vertrag kann von beiden Vertragsparteien in wenigen Minuten unterzeichnet werden. Sie müssen nicht mehrere Tage auf die Papierfassung warten.
• Kostensenkung – Verträge in Papierform verursachen im Monatsverlauf erhebliche Kosten. Zu berücksichtigen sind unter anderem die Kosten für Papier, Ausdruck, Briefumschlag und den Versand per Einschreiben.
• Einfachere Dokumentenverwaltung – Verträge müssen weder ausgedruckt noch in einem Aktenordner aufbewahrt werden. Nach der Unterzeichnung lässt sich der Vertrag auf den Computer herunterladen und im passenden Laufwerk oder Ordner ablegen. Ein Vorteil ist der einfache und schnelle Zugriff auf das Dokument.
• Keine persönlichen Treffen mit Geschäftspartnern nötig – und damit mehr Sicherheit: Persönliche Treffen zur Vertragsunterzeichnung haben selbstverständlich ihre Vorzüge, sind bei großer Entfernung zwischen den Beteiligten jedoch oft umständlich. Angesichts der Coronavirus-Pandemie können persönliche Treffen und Dokumente, die durch viele Hände gehen, ein Ansteckungsrisiko darstellen – die elektronische Signatur ist daher auch in dieser Hinsicht sicher.
• Umweltschutz – seit Langem bemühen wir uns alle, den Papierverbrauch zu senken. Behörden und Unternehmen versuchen, möglichst viele Angelegenheiten online zu erledigen. Je weniger Papier wir verbrauchen, desto besser für die Umwelt.

Integration von SolarCRM und LegallyCRM mit Autenti

Als 4B Systems sp. z o.o. entwickeln wir browserbasierte Software für Unternehmen verschiedener Branchen. Gemeinsam mit unseren Kunden und Geschäftspartnern haben wir den Bedarf an einer elektronischen Signatur erkannt – sowohl aufgrund der Pandemie als auch im Hinblick auf effizienteres Arbeiten und mehr Schlagkraft in einem hart umkämpften Markt.

Derzeit ist die Integration mit Autenti in zwei Produkten von 4B Systems möglich:

• SolarCRM – eine Weblösung für die Photovoltaik- und Installationsbranche zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und Vertriebsmitarbeitern.
• LegallyCRM – ein System für Entschädigungs- und Rechtsanwaltskanzleien, das die meisten Anforderungen an die Verwaltung des Mandantenbetreuungsprozesses abdeckt.

Die Situation rund um die Coronavirus-Pandemie hat vielen Unternehmen vor Augen geführt, dass sich der Prozess der Vertragsunterzeichnung mit Kunden ändern muss. Die elektronische Signatur bietet viele Vorteile, etwa die Einsparung von Zeit und Geld, eine einfachere Verwaltung des Dokumentenflusses und die Möglichkeit, den direkten Kontakt zu vermeiden. Daher wird die elektronische Signatur heute zum Standard, den auch wir anstreben.

Unsere Systeme bieten an sich nicht die Möglichkeit, eine elektronische Signatur zu leisten – dieser Dienst wird von externen Anbietern wie Autenti erbracht, mit dem wir uns für eine Integration entschieden haben. Die Lizenznehmer unserer Systeme können die Zusammenarbeit mit Autenti aufnehmen und das für sie passende Leistungspaket erwerben (zu sehr attraktiven Paketpreisen). Die Integration des Dienstes in unsere CRM-Systeme nehmen wir selbstverständlich im Rahmen des Systempreises vor.

Vorteile der Integration von CRM-Systemen mit Autenti

Die Implementierung der elektronischen Signatur in unseren Systemen solarCRM.pl und LegallyCRM.pl erhöht – unter anderem dank der eingesparten Zeit – die Chancen von Unternehmen, mit ihrem Angebot mehr Kunden zu erreichen und Verträge mit ihnen abzuschließen. Außerdem steigert sie die Abschlussquote. Auch aus Sicht der Unternehmensführung ist eine solche Lösung vorteilhaft, da sie eine schnelle Berichterstattung über die Arbeitsergebnisse ermöglicht.

Autenti ist zudem eine sichere Lösung – die Plattform arbeitet DSGVO-konform. Bei der Vertragsunterzeichnung erfolgt eine Identitätsprüfung, sodass das Unternehmen sicher sein kann, dass der Vertrag von der richtigen, dazu bevollmächtigten Person unterzeichnet wurde.

Ein sehr wichtiger Aspekt ist auch die Möglichkeit, dass ein Vertrag oder ein anderes Dokument auf der Autenti-Plattform von mehreren Personen unterzeichnet wird. Das ist bei Gesellschaften wichtig, in denen alle Mitglieder der Geschäftsführung ein Dokument unterschreiben müssen. Außerdem lässt sich die Reihenfolge der Unterzeichner festlegen – so kann der Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens geplant werden.

Über die Autenti-Plattform lassen sich verschiedenste Dokumente unterzeichnen (Verträge, Kontrakte, Bestellungen, Kostenvoranschläge, Mietverträge, Rechnungen, Werkverträge, Anträge usw.). Eine solche elektronische Signatur ist daher für jede Branche nützlich, in der mindestens mehrmals im Monat Dokumente unterzeichnet werden müssen.

Die Lizenznehmer unserer CRM-Systeme können bei der Wahl des Kooperationspakets mit Autenti auf unsere Beratung zählen. Unsere Entwickler integrieren die Plattform für die elektronische Signatur in das CRM-System. Nach der Implementierung schulen wir selbstverständlich auch in der Nutzung dieser Lösung. Zudem stehen wir bei allen Fragen laufend zur Verfügung.

Erfahrungen von 4B Systems sp. z o.o. nach dem Beginn der Zusammenarbeit mit Autenti

Die Wirksamkeit der über Autenti unterzeichneten Verträge können wir auch aus eigener Erfahrung bestätigen. Über die Autenti-Plattform schließen wir unter anderem Verträge mit den Lizenznehmern der Systeme SolarCRM, LegallyCRM und Foodeliver ab. Dabei haben wir festgestellt:

• Wir sparen viel Zeit – das Ausfüllen des Vertrags und der Versand an die Geschäftspartner dauern nur wenige Augenblicke. Wir müssen keine Unterlagen für den Versand vorbereiten und nicht auf deren Rücksendung warten. Unmittelbar nach der Unterschrift des Kunden können wir mit unserer Arbeit beginnen, also mit der Implementierung des Systems.
• Wir haben bereits erhebliche Einsparungen – die monatlichen Rechnungen der Polnischen Post für Sendungen sind deutlich niedriger. Eine zusätzliche Ersparnis ergibt sich aus dem geringeren Verbrauch von Papier, Druckertinte und Briefumschlägen.
• Wir haben heute eine höhere Quote unterzeichneter Verträge – durch den Versand der Verträge über die Autenti-Plattform haben wir die Gewissheit, dass die Dokumente die richtige Person erreicht haben. Außerdem haben unsere Kunden jederzeit und von jedem Gerät aus Zugriff auf den Vertrag, sodass die Unterzeichnung keinerlei Schwierigkeiten bereitet.
• Unsere Kunden schätzen den modernen Ansatz bei der Vertragsunterzeichnung sehr und loben die Einfachheit dieser Lösung.