Software für Online-Fakturierung – was ist das?
Vereinfacht gesagt ist es ein Tool, mit dem wir Rechnungen ausstellen können und deren Register in der Cloud gespeichert wird. Die große Mehrheit der Softwareanbieter ermöglicht die Ausstellung verschiedenster Rechnungen. Am häufigsten sind folgende Dokumente: Mehrwertsteuerrechnung, Korrekturrechnung, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung, Proforma-Rechnung, Rechnung nach Differenzbesteuerung (VAT-Marge) oder Auslandsrechnung. Neben Rechnungen lassen sich auch Kassenbons, Buchungsnotizen, Korrekturnotizen, Einzahlungsbelege (KP), Ausgabebelege (KW) oder Zahlungsaufforderungen ausstellen. Mit diesem einen Programm können wir Zahlungs- und Abrechnungsdokumente sowohl für Geschäftspartner als auch für Kunden und den öffentlichen Sektor im weiteren Sinne erzeugen. Wichtig ist auch der Zusatz „online“, der bedeutet, dass das Programm im Cyberspace funktioniert. Alle ausgestellten Rechnungen werden in der Cloud gespeichert, also in einem dem jeweiligen Unternehmen zugewiesenen Bereich. Dieser ist vor unbefugtem Zugriff geschützt, und dank regelmäßiger Aktualisierung sind alle Änderungen sofort sichtbar – man kann ihn nicht nur im Büro, sondern auch auf Dienstreise oder im Hybridmodell nutzen.
Wie wählt man das passende Programm zur Online-Fakturierung aus?
Zunächst sollten Sie überlegen, wie umfangreich das Tool sein soll und wie viele Funktionen Sie tatsächlich nutzen möchten. Wenn es Ihnen lediglich um die laufende Abrechnung mit Geschäftspartnern geht, genügt die einfachste Softwarevariante. Möchten Sie mehrere Funktionen kombinieren, etwa neben der Online-Rechnungsstellung auch eine Lagerverwaltungssoftware, lohnt sich die Suche nach etwas umfassenderen Lösungen. Vielleicht wünschen Sie sich auch ein praktisches „Multitool“ – dann ist es sinnvoller, ein ERP-System mit Fakturierungsmodul zu suchen. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Sicherheit und die Reputation des Anbieters. Theoretisch schneidet in dieser Hinsicht die staatliche Anwendung e-mikrofirma am besten ab, allerdings sind ihre Möglichkeiten recht begrenzt. Achten Sie daher auf die Sicherheits- und Autorisierungsmechanismen, die den Zugriff auf Ihre Unternehmensdokumente schützen. Beachten Sie außerdem, dass Programme zur Online-Rechnungsstellung nicht als Desktop-Anwendungen angeboten werden – diese Lösungen sind als Software as a Service verfügbar.
Programm zur Online-Rechnungsstellung als SaaS-Lösung
Der wesentliche Unterschied zwischen einem Online- und einem Offline-Rechnungsprogramm liegt im Zugriff auf das System. Während Offline-Lösungen meist als Software angeboten werden, die man nach dem Kauf einer Lizenz installiert, sind Online-Tools eine SaaS-Dienstleistung. Das bedeutet eine Art Abonnement – für einige Dutzend PLN netto im Monat lassen sich ausgewählte Funktionen des Programms nutzen. Dieses Modell hat viele Vorteile, zuallererst die niedrigeren Bereitstellungskosten. Während Offline-Programme einige Hundert oder sogar mehrere Tausend PLN kosten, kann eine Online-Anwendung schon für wenige Dutzend PLN im Monat genutzt werden. Im Preis enthalten sind – neben dem Zugang zum Tool – auch regelmäßige Aktualisierungen und Verbesserungen. Bei SaaS-Software steht Ihnen zudem ein gut funktionierender technischer Support zur Verfügung. Wenn Fragen auftauchen, müssen Sie nicht erst die Hilfe-Rubrik durchforsten und bleiben mit dem Problem nicht allein – ein Helpdesk-Mitarbeiter beantwortet Ihre Fragen. Wenn Sie Ihre Geschäftstätigkeit ruhen lassen oder beenden, kündigen Sie einfach den SaaS-Dienst und tragen dafür keine zusätzlichen Kosten.
Vorteile von Software zur Online-Rechnungsstellung
Die Entscheidung für Software zur Online-Rechnungsstellung ist für jeden Unternehmer, der sein Unternehmen effizient führen möchte, recht naheliegend. Da die Daten in der Cloud gespeichert werden, haben berechtigte Mitarbeiter von jedem Gerät aus Zugriff auf die Rechnungen. Es müssen keine Hunderte Seiten ausgedruckt und zur Buchhaltung gebracht werden – alle Daten lassen sich per E-Mail versenden oder selbstständig in der Datei JPK_VAT abrechnen. Ein weiterer Vorteil ist die intuitive Bedienung: Die Programme sind an sich einfach zu handhaben, und zusätzlich stellt jeder Anbieter ein Tutorial oder eine Online-Wissensdatenbank bereit, die die Funktionen Schritt für Schritt erklärt. Und wenn wir schon bei den Funktionen sind – auch hier gibt es Stärken der Software, die Ihnen bei der Unternehmensführung helfen. Wenn Sie alle Daten an einem Ort haben, können Sie die Finanzen Ihres Unternehmens steuern und wirtschaftliche Analysen durchführen. Erleichtert wird das durch verschiedene Filter und Diagramme, die Geldflüsse, Abrechnungen mit Geschäftspartnern oder Periodenvergleiche veranschaulichen. Ein eher individueller Vorteil ist der erweiterte Funktionsumfang des Tools – Sie können darin nicht nur Rechnungen ausstellen, sondern auch Personal und Lohnabrechnung führen, Lagerbestände verwalten oder Anlagevermögen verwalten.
Lohnt sich Software zur Online-Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen?
Die Antwort liegt auf der Hand – es lohnt sich nicht nur, ein Unternehmen mit solcher Software auszustatten, es ist sogar notwendig. Ohne ein Programm zur Online-Rechnungsstellung können wir keine Rechnungen ausstellen, also das am häufigsten erzeugte Dokument im Unternehmen. Natürlich kann man die Offline-Variante wählen, doch dann erschweren wir uns den Dokumentenfluss im Unternehmen erheblich. Hinzu kommt: Die aktuellen Vorschriften sehen Änderungen vor, nach denen ab 2024 die Nutzung der Online-Rechnungsstellung verpflichtend sein wird. Deshalb sollten Sie schon jetzt bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms darauf achten, ob es den Vorgaben des polnischen Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF) entspricht. Wenn Sie sich noch nicht für eine konkrete Lösung entschieden haben, aber bereits eine Rechnung ausstellen müssen, können Sie das kostenlose Tool e-mikrofirma nutzen. Wir empfehlen jedoch den Umstieg auf kommerzielle Lösungen von spezialisierten Anbietern. Warum? Weil e-mikrofirma ein recht eingeschränktes Programm ist – damit können wir nicht mehr tun, als eine Rechnung oder Korrekturrechnung zu erstellen. Außerdem hängt seine Funktion vom Betrieb weiterer staatlicher Anwendungen ab – mObywatel oder dem Portal login.gov.pl.