Elektronische Signatur – was ist das?
Um den Sinn dieser Software zu verstehen, sollte man die Begriffe „elektronische Signatur“ und „qualifizierte Signatur“ kennen. Der erste bezeichnet die Gesamtheit der technischen und rechtlichen Maßnahmen, die die Authentizität von Dokumenten im elektronischen Verkehr sicherstellen. Mit einer elektronischen Signatur bringen wir zum Ausdruck, dass ein Dokument rechtliche Wirkung erlangen soll, genauso als hätten wir es handschriftlich unterschrieben. Dieser Begriff darf jedoch nicht mit einem anderen, sehr ähnlichen verwechselt werden: der qualifizierten Signatur. Die qualifizierte Signatur ist eine fortgeschrittene Form des Einsatzes technischer Mittel, durch die sie äußerst schwer zu fälschen ist. Dank dieser Fortgeschrittenheit kann sie für behördliche Angelegenheiten genutzt werden. Um eine qualifizierte Signatur zu leisten, sind jedoch ein qualifiziertes Zertifikat und ein privater Schlüssel erforderlich, der auf einer Kryptokarte gespeichert ist. Mit anderen Worten: Um ein amtliches E-Dokument zu signieren, benötigen Sie spezielle Software und eine auf Ihre Daten ausgestellte Karte.
Was ist ein Programm für elektronische Signaturen?
Ein Programm für elektronische Signaturen ist ein spezielles Tool, das aufgrund seiner technischen und rechtlichen Lösungen das Leisten einer verbindlichen Signatur ermöglicht. Jede solche Signatur ist mit einer Zertifizierung versehen, also einer Bestätigung, wer die Signatur geleistet und welches Programm er dafür verwendet hat. Zusätzlich kann ein sogenanntes sicheres Datum erzeugt werden, d. h. ein Datum samt Uhrzeit, zu der das Dokument zertifiziert wurde. Dadurch wird das Risiko der Rückdatierung eines Dokuments (der Angabe eines Datums, das nicht dem tatsächlichen Unterzeichnungsdatum entspricht) ausgeschlossen. Es sei darauf hingewiesen, dass ein Teil der Programme für elektronische Signaturen die Anforderungen des Nationalen Zertifizierungszentrums (NCC) erfüllt und ihr Verschlüsselungsstandard das Leisten qualifizierter Signaturen erlaubt. Nicht jeder Anbieter kann also für behördliche Angelegenheiten genutzt werden. Bei der Wahl eines Programms für elektronische Signaturen sollten Sie unter anderem darauf achten, ob die jeweilige Plattform ausschließlich elektronische oder auch qualifizierte Signaturen anbietet. Es gibt auch Programme wie Autenti, bei denen man die Zertifizierung bei einem der vom NCC anerkannten Partner erwerben, aber auch eine einfache elektronische Signatur nutzen kann.
Wie wählt man das passende Programm für elektronische Signaturen aus?
Für die Wahl der besten Signatursoftware gibt es mehrere Kriterien, und alles hängt davon ab, wie wir E-Signaturen nutzen möchten. Zu klären ist, ob wir eine qualifizierte Signatur benötigen oder eine einfache elektronische Signatur ausreicht. Wenn wir Angelegenheiten bei Behörden erledigen, ist der Kauf einer Plattform mit Zugang zur qualifizierten Signatur erforderlich. Wenn wir lediglich klassische zivilrechtliche Verträge abschließen wollen (z. B. einen Werkvertrag, einen Mietvertrag oder eine Geheimhaltungsvereinbarung NDA), genügt eine elektronische Signatur. Eine weitere Frage ist, wie häufig Sie die E-Signatur nutzen möchten. Die meisten Anbieter begrenzen die Anzahl der Signaturen auf z. B. 500 pro Jahr oder 100 pro Monat, und eine Erhöhung des Limits erfordert den Kauf eines zusätzlichen Pakets. Es gibt jedoch Unternehmen – und hier verweisen wir erneut auf Autenti –, die ihre eigene elektronische Signatur kostenlos anbieten, und erst die Nutzung der qualifizierten Signatur ist kostenpflichtig. Der dritte Punkt ist die Sicherheit – gute Plattformen verfügen über ein System zur Authentifizierung der Signatur, z. B. in Form von SMS-Einmalpasswörtern. Denken Sie auch daran, die Reputation und die Bewertungen des Anbieters zu prüfen.
Vorteile von Software für elektronische Signaturen
Die Nutzung eines Programms für elektronische Signaturen vereint Sicherheit, Komfort und eine schnelle Erledigung von Angelegenheiten. Der wichtigste Punkt – die Sicherheit – wird durch eine Reihe moderner Schutzmaßnahmen und technischer Lösungen gewährleistet. Ein ähnlicher Verschlüsselungsgrad findet sich u. a. bei Banken und Online-Zahlungen, also dort, wo der Schutz absolute Priorität hat. Die intuitiven Lösungen der Software für elektronische Signaturen sorgen dafür, dass jeder diese Anwendung problemlos bedienen kann. Das Leisten der Signatur dauert nicht länger als ein paar Sekunden, und das signierte Dokument im PDF- oder XML-Format ist bereit zum Versand per E-Mail oder zur Einreichung bei einer elektronischen Behörde. All das erledigen Sie von Ihrem Schreibtisch aus, ohne Ihr Büro zu verlassen und ohne in der Schlange zu warten. Die Kosten für eine solche Lösung sind wirklich attraktiv – bei Autenti zahlen Sie für einen Jahreszugang zu qualifizierten Signaturen ohne Mengenbegrenzung weniger als 300 PLN netto. Zum Vergleich: Dafür bekommen Sie 50 Liter Kraftstoff für den Firmenwagen oder eine Übernachtung in einem 3-Sterne-Hotel in Warschau, was wohl kaum ausreicht, um alle Angelegenheiten eines Jahres zu erledigen.
Lohnt sich Software für elektronische Signaturen für Ihr Unternehmen?
Für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen bedeutet Software für elektronische Signaturen eine erhebliche Erleichterung. Sie sollten eine solche Lösung nutzen, wenn:
- Sie ein Unternehmen mit mindestens 9 Beschäftigten führen (KMU und Konzerne);
- Ihr Unternehmen eine eigene Buchhaltungs- und/oder Personalabteilung hat;
- Ihr Unternehmen Personen auf Grundlage zivilrechtlicher Verträge und Kontrakte beschäftigt;
- ein Teil Ihrer Mitarbeiter digitale Nomaden oder Hybridarbeiter sind;
- Sie im Bereich Rechnungswesen tätig sind (auch als Einzelunternehmer);
- Sie Freelancer sind und Ihre Tätigkeit den Abschluss von NDA-Verträgen erfordert;
- Sie eine Wohnungsgenossenschaft verwalten oder Immobilien vermieten;
- Sie internationale Geschäfte tätigen, für die Verträge, Absichtserklärungen oder andere Dokumente zur Bestätigung des Willens unterzeichnet werden müssen;
- Sie logistisch nicht in der Lage sind oder kein Geld für Geschäftsreisen ausgeben möchten, um internationale Verträge abzuschließen;
- Sie Ruhe, Schnelligkeit und die Möglichkeit schätzen, Angelegenheiten online zu erledigen.
Wenn Sie sich fragen, wie Software für elektronische Signaturen Ihr Unternehmen voranbringen kann, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl der besten Lösungen und beantworten Ihre Fragen zu qualifizierten Signaturen.