Warum sich die Digitalisierung im Unternehmen lohnt
Zu Beginn lohnt sich die Frage: Warum sprechen wir eigentlich über Anwendungen und Computerprogramme? Brauchen wir diese Errungenschaften der Informationstechnologie tatsächlich, oder kommt man ohne Computer aus? Natürlich kann man bei den Lösungen aus der Zeit unserer Eltern bleiben – Telefon, Fax und handschriftliche Notizbücher gibt es nach wie vor zu kaufen. Doch warum sich freiwillig einschränken und gegenüber der Konkurrenz schwächen, wenn die Digitalisierung die Arbeit verbessert und erleichtert? Mehr noch: Dank optimierter Arbeitsabläufe arbeitet Ihr Team deutlich effizienter, und das bedeutet maximale Gewinne bei minimalem finanziellem Aufwand. Wer auf Lösungen wie einen Onlineshop oder eine eigene Website verzichtet, schließt sich von dem sich äußerst dynamisch entwickelnden E-Commerce-Markt aus. Ohne manche Programme, z. B. einen Rechnungsgenerator, können Sie gar nicht arbeiten. Unten haben wir 8 Lösungen zusammengetragen und beschrieben, die sich schon ab dem ersten Tag im Geschäft als nützlich erweisen. Prüfen Sie und überlegen Sie, welche Lösungen Sie noch nicht eingeführt haben!
Nummer 1: Software für die Rechnungsstellung
Ohne Rechnung lässt sich nicht belegen, wann, für wen und für wie viel eine Leistung erbracht oder eine Ware verkauft wurde. Ohne einen solchen Beleg können Sie wiederum Ihre Forderungen für Ihre Arbeit nicht durchsetzen. Eine der ersten Anschaffungen Ihres Unternehmens sollte daher eine Software für die Rechnungsstellung sein. In Ihr Programm können Sie die Daten Ihres Unternehmens eingeben: Steuernummer (NIP), Firmenname, Sitzadresse, Bankkontonummer und zur Rechnungsausstellung berechtigte Personen. Im Speicher des Rechnungsprogramms können Sie auch Ihre Waren und Dienstleistungen hinterlegen, sodass das Ausfüllen der Rechnung noch schneller geht. Der Komfort dieser Lösung liegt in ihrer intuitiven und einfachen Bedienung – es genügt, die Steuernummer des Geschäftspartners, die Art der Leistung und den Nettobetrag einzugeben, und das System ergänzt den Rest für Sie. Im System stellen Sie nicht nur die klassische Umsatzsteuerrechnung aus – Sie können auch Kassenbelege, Anzahlungsrechnungen, interne Rechnungen oder eine Buchungsnotiz hinzufügen.
Nummer 2: Programm für die externe und interne Kommunikation
Eine absolute Grundlage für die effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und für den Empfang eingehender Nachrichten. Einerseits genügt ein Konto bei Gmail, Poczta WP oder Onet Poczta völlig. Andererseits – wie viel professioneller sieht die Mail [email protected] aus als [email protected]? Dabei geht es nicht nur um Professionalität – ein Programm für die externe Kommunikation bedeutet auch ein deutlich größeres Hosting-Paket. Folglich passen deutlich mehr Nachrichten ins Postfach, ohne dass alte Mails gelöscht werden müssen. Viele Programme für die externe Kommunikation ermöglichen das Anlegen interner Mitarbeiterkonten und die Kommunikation im Chat der Organisation. Außerdem lassen sich dort Dateien versenden, was die Kommunikation im Unternehmen zusätzlich erleichtert.
Nummer 3: CMS-basierte Website
Sie existieren im Netz nicht, wenn Sie keine eigene Website oder kein Social-Media-Konto haben. Ein Profil in den sozialen Medien allein klingt nicht nach einer guten Lösung, eine eigene Website dagegen ist eine hervorragende Idee. Achten Sie nur darauf, dass Ihre Website mit einem praktischen CMS-System erstellt wird. Was ist ein CMS? Kurz gesagt ist es ein System, mit dem sich Inhalte auf Ihrer Website hinzufügen und verwalten lassen. Die meisten CMS-Systeme sind intuitiv und einfach zu bedienen, sodass Sie weitere Blogbeiträge, Warenaktualisierungen oder Änderungen in der Preisliste selbst einpflegen können. Fertige Templates erlauben es Ihnen, ein optisch ansprechendes Design zu schaffen. Denken Sie daran, am Ende das Hosting zu bezahlen – ohne dieses ist Ihre Website nur ein abgeschlossenes Projekt.
Nummer 4: Onlineshop
Wenn Sie in den E-Commerce-Markt einsteigen möchten, kommen Sie ohne ein Onlineshop-Modul nicht aus. Wir empfehlen gleich: Beeilen Sie sich nicht mit dem Launch der Website, wenn in Ihrem Shop noch nicht alles fertig ist. Sie müssen sich um eine Reihe von Details kümmern, etwa um ansprechende Fotos und wertvolle Beschreibungen, die Einteilung der Produkte in Kategorien oder das Angebot von Zahlungsmethoden. Um die Aufgabe zu erleichtern, haben viele auf den Onlinehandel spezialisierte Seiten eigene Templates. Ihre Aufgabe besteht dann nur darin, der Anleitung zu folgen und weitere Produkte hinzuzufügen. Wenn Sie jedoch Zeit oder finanzielle Mittel haben, lohnt es sich, die Dienste eines Softwarehauses in Anspruch zu nehmen oder den Shop selbst in einem CMS-System aufzusetzen. So können Sie Ihre Website vollständig individualisieren und sich von der Konkurrenz abheben!
Nummer 5: Werkzeuge für Online-Marketingmaßnahmen
John Wanamaker, der amerikanische Marketingpionier, sagte einst, dass die Hälfte des für Werbung ausgegebenen Geldes zum Fenster hinausgeworfen sei und das Problem darin bestehe, dass man nicht wisse, welche Hälfte. Heute verliert diese Aussage etwas an Gültigkeit, denn Online-Werbung erlaubt es, genau zu berechnen, wie hoch der Return on Investment der Marketingmaßnahmen ist und welche Kampagnen ein Flop waren. Wir gehen davon aus, dass Sie Ihr Werbebudget unter Kontrolle haben und messbar bestimmen möchten, wie viel Ertrag Ihnen jeder investierte Zloty gebracht hat. Vergessen Sie deshalb Flyer, Plakatwände sowie TV- oder Radiospots und setzen Sie stattdessen auf Werkzeuge für Online-Marketingmaßnahmen. Hier haben Sie sehr gute Werbemöglichkeiten, indem Sie Ihre Website über das CMS-Panel verwalten und für SEO optimieren. Darüber hinaus sind die Analysewerkzeuge von Google, mit denen sich Kampagnen erstellen und verwalten lassen, eine unschätzbare Unterstützung.
Nummer 6: Programm für das Projektmanagement
Darunter verstehen wir ein Programm, das ein Ishikawa-Diagramm, eine Eisenhower-Matrix und ein Kanban-Board miteinander verbindet. Sehr oft sind sie Bestandteil eines CRM-Systems, über das wir weiter unten mehr sagen. Wenn Ihr CRM jedoch keine Projektmanagement-Funktion hat, müssen Sie ein solches Werkzeug separat beschaffen. Projektmanagement-Programme erlauben es, neue Aufgaben hinzuzufügen, laufende Projekte zu verfolgen, Notizen und Anmerkungen einzugeben und Maßnahmen zu ergreifen. Auf dieser Grundlage lässt sich die eigene Arbeit wie auch die der gesamten Abteilung planen, was die Festlegung von Prioritäten und die Delegation an die Ausführenden ermöglicht. Das ist außerdem eine gute Methode, die Leistung der Mitarbeitenden zu messen und Fortschritte zu verfolgen und am Ende des Zeitraums einzelne Personen für die geleistete Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen. Viele Projektmanagement-Programme ermöglichen die interne Kommunikation und das Hochladen von Dateien auf ein Laufwerk.
Nummer 7: Programm für die elektronische Signatur
Die Unterschrift ist unser persönlichster Stempel – wir „setzen“ sie unter die wichtigsten Dokumente und bestätigen damit unseren erklärten Willen. Das Problem ist, dass eine handschriftliche Unterschrift das persönliche Erscheinen auf dem Amt erfordert und man, bevor man sie leistet, in der Schlange warten muss. Um keine Zeit zu verschwenden und Dokumenten dennoch durch eine Unterschrift Rechtskraft zu verleihen, wurden Programme für die elektronische Signatur geschaffen. Sie nutzen verschiedene Arten der Verschlüsselung, und einige davon werden von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert. Auch wenn ein Programm für die elektronische Signatur nicht das größte Must-have dieser Liste ist, lohnt sich die Investition auf jeden Fall. Der Bedarf wird umso größer, je öfter Sie etwas auf dem internationalen Markt erledigen oder organisieren müssen. Schließlich ist es logistisch nicht immer möglich, nach Spanien, Kroatien oder Schweden zu fliegen, nur um persönlich Unterschriften zu leisten.
Nummer 8: CRM-System
Zum Schluss haben wir das Werkzeug aufgehoben, das Ihre Entwicklung und die Kundenzufriedenheit am stärksten bestimmt. Das CRM-System ist eine weitere „Grundlage der Grundlagen“, ohne die man sich einen reibungslosen Betrieb wirklich schwer vorstellen kann. Hier geht es um einen der empfindlichsten Punkte jedes Unternehmens – die Beziehung zu den Kunden. Das CRM-System ist Ihre Kartei mit Daten über Kunden – aktuelle, ehemalige und potenzielle, die mit Ihrem Unternehmen Kontakt aufgenommen haben. Mit jedem Kontakt können Sie interagieren und ihn anschließend einem der zuvor vorbereiteten Handlungspfade zuordnen. CRM-Systeme speichern die Interaktionshistorie und bieten ein Notizfeld – nach jedem Gespräch oder jeder Mail können Informationen festgehalten werden. Das ist eine sehr wertvolle Quelle für die Profilbildung der Leistungen und die Auswahl von Lösungen, die zu den Bedürfnissen des Kunden passen. Alle von Ihnen eingegebenen Daten werden sicher in Cloud-Speichern abgelegt.
Software im Unternehmen – SaaS oder Eigentum?
Die überwiegende Mehrheit der oben genannten Lösungen ist in zwei Varianten verfügbar – als Programm zum Kauf oder im Modell Software as a Service (Software als Dienstleistung). Obwohl noch vor wenigen Jahren die Lösung als erworbene Anwendung unangefochten dominierte, wissen heute immer mehr Menschen die Vorteile von SaaS zu schätzen. Vor allem sind es die geringeren Startkosten, die für Start-ups von enormer Bedeutung sind. Die Abrechnung bei SaaS erfolgt im Abonnementmodell, dessen Höhe nur einen kleinen Bruchteil der Kosten für den Kauf eines Programms ausmacht. Außerdem arbeitet an einem SaaS-Dienst ständig ein Kreis von Entwicklern an der Weiterentwicklung des Programms, während erworbene Anwendungen selten gepatcht und aktualisiert werden (sofern überhaupt). Beachtenswert ist auch die Modularität der SaaS-Lösungen – der Zugang zu weiteren Modulen ist zusätzlich kostenpflichtig, sodass man nur die Lösungen auswählen kann, die man tatsächlich braucht. Bei einem gekauften Programm zahlt man für das gesamte Paket, selbst wenn man nur 15 % der Funktionen nutzen würde.
Digitale Multitools – Werkzeuge, die zahlreiche Funktionen vereinen
Müssen Sie, um Ihr Unternehmen mit allen empfohlenen Werkzeugen auszustatten, gleich 8 verschiedene Lizenzen kaufen? Nein! Sie können sich für ein sogenanntes „digitales Multitool“ entscheiden, also ein Programm, das mindestens einige der oben genannten Lösungen enthält. Ein Beispiel dafür ist ein CRM mit Kanban-Board-Funktion, von dem aus sich Aufgaben und Projekte verwalten lassen. Ein weiteres Beispiel ist das bekannte und geschätzte WordPress, ein CMS-System, das sich mithilfe eines kostenlosen Plugins um eine E-Commerce-Funktion erweitern lässt. Eine sehr gute Idee ist es, die Gesamtheit der im Internet verfügbaren Lösungen zu analysieren und mehrere davon so zu nutzen, dass sie sich gegenseitig ergänzen. Viele Programme bieten Demoversionen an, die 7 oder 14 Tage lang kostenlos zur Verfügung stehen. Nutzen Sie das und vergleichen Sie die verschiedenen Funktionen, um anschließend diejenigen zu wählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.