8 narzędzi dla firm, które są niezbędne w każdej organizacji

Optymalny dobór narzędzi w biznesie jest niezwykle istotny do jego funkcjonowania i rozwoju. Niewłaściwie dobrany sprzęt lub braki mogą uniemożliwić jakiekolwiek działanie. Zbyt duża ilość narzędzi z kolei stanie się generatorem kosztów, z którego potencjału i tak nie skorzystamy. Szczególną uwagę należy poświęcić aplikacjom i oprogramowaniu, które chcemy mieć w naszym biznesie. Które programy okażą się niezbędne na start? Poniżej przygotowaliśmy listę 8 narzędzi, które są niezbędne w praktycznie każdej organizacji.

Dlaczego warto stawiać na cyfryzację w biznesie?

Na samym początku warto zadać sobie pytanie – dlaczego tak właściwie rozmawiamy o aplikacjach i programach komputerowych? Czy faktycznie potrzebujemy tych zdobyczy z zakresu technologii informatycznych, czy nie da się funkcjonować bez komputera? Oczywiście, można pozostać przy rozwiązaniach z ery naszych rodziców – telefon, faks i notesy ręczne w dalszym ciągu są dostępne w sklepach. Tylko po co się dobrowolnie ograniczać i osłabiać względem konkurencji, skoro cyfryzacja usprawnia i ułatwia pracę? Co więcej – dzięki optymalizacji pracy Twój zespół będzie pracować znacznie wydajniej, a to oznacza maksymalizację zysków przy minimalnych nakładach finansowych. Rezygnując z takich rozwiązań jak sklep online czy własna strona www wykluczasz się z bardzo prężnie rozwijającego się rynku e-commerce. Bez niektórych programów, np. generatora faktur nie będziesz w ogóle mógł funkcjonować. Poniżej zebraliśmy i opisaliśmy 8 rozwiązań, które okażą się przydatne już od pierwszego dnia w biznesie. Sprawdź i zastanów się, których rozwiązań jeszcze nie wdrożyłeś!

Numer 1: Oprogramowanie do fakturowania

Bez faktury nie możliwości by potwierdzić, kiedy, komu i za ile wykonano usługę lub sprzedano towar. Z kolei bez takiego potwierdzenia nie jesteś w stanie wyegzekwować należności za swoją pracę. Jednym z Twoich pierwszych zakupów firmowych powinno być więc oprogramowanie do fakturowania. Do swojego programu będziesz mógł wprowadzić dane na temat firmy: NIP, nazwę firmy, adres siedziby, numer rachunku bankowego oraz osoby uprawnione do wystawienia faktury. Do pamięci programu fakturowego możesz również dodać swoje towary i usługi, dzięki czemu uzupełnianie faktury będzie jeszcze szybsze. Wygodą tego rozwiązania jest intuicyjność i prostota obsługi – wystarczy wpisać NIP kontrahenta, rodzaj usługi i wartość netto, a system uzupełni za Ciebie resztę. W systemie wystawisz nie tylko klasyczną fakturę VAT – możesz dodać także paragon, faktury zaliczkowe, wewnętrzne czy notę księgową.

Numer 2: Program do komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej

Absolutna podstawa do skutecznego komunikowania się pomiędzy personelem oraz do odbierania wiadomości przychodzących. Z jednej strony konto na Gmailu, Poczcie WP czy Onet Poczcie wystarczy w zupełności. Z drugiej zaś – o ile bardziej profesjonalnie wygląda mail biuro@superfoto.pl niż superfoto@gmail.com? Jednak nie tylko o aspekt profesjonalizmu chodzi – posiadanie programu do komunikacji zewnętrznej oznacza o wiele większy pakiet hostingowy. Co za tym idzie – w skrzynce mailowej zmieści się o wiele więcej wiadomości bez konieczności usuwania starych maili. Wiele spośród programów do komunikacji zewnętrznej umożliwia tworzenie wewnętrznych kont pracowniczych oraz komunikowanie się na czacie organizacji. To także miejsce, w którym można przesyłać pliki, co dodatkowo ułatwi komunikację wewnątrz firmy.

Numer 3: Strona internetowa oparta o CMS

Nie będziesz istnieć w sieci, jeśli nie będziesz miał własnej strony internetowej lub konta na social mediach. O ile pozostanie przy profilu w mediach społecznościowych nie brzmi jak dobre rozwiązanie, o tyle własna strona internetowa to świetny pomysł. Zwróć tylko uwagę, by Twoja strona internetowa była przygotowana przy użyciu poręcznego systemu CMS. Czym jest CMS? To – w dużym skrócie – taki system, który umożliwia dodawanie treści i zarządzanie nią w ramach swojej strony internetowej. Większość systemów CMS jest intuicyjna, prosta w obsłudze, dzięki czemu kolejne wpisy na bloga, aktualizacje towarowe czy zmiany w cenniku możesz dodawać samodzielnie. Gotowe szablony pozwolą Ci stworzyć atrakcyjną wizualnie szatę graficzną. Pamiętaj, by na końcu opłacić hosting – bez niego Twoja strona www to tylko zamknięty projekt.

Numer 4: Sklep internetowy

Jeżeli chcesz wejść na rynek e-commerce, nie będziesz w stanie funkcjonować bez modułu sklepu internetowego online. Od razu zalecamy – nie śpiesz się z launchem strony, jeśli nie wszystko w Twoim sklepie będzie gotowe. Musisz zadbać o szereg detali, jak na przykład dodanie estetycznych zdjęć i wartościowych opisów, podział produktów na kategorie czy udostępnienie metod płatności. Aby ułatwić to zadanie, wiele stron dedykowanych sektorowi handlu online posiada swoje własne szablony. Twoim zadaniem będzie tylko postępowanie według instrukcji i dodawanie kolejnych produktów. Jeśli jednak masz czas lub zasoby finansowe, warto skorzystać z obsługi software house’u lub samodzielnie postawić sklep w systemie CMS. Dzięki temu będziesz mógł w pełni spersonalizować swoją stronę i wyróżnić się na tle konkurencji!

Numer 5: Narzędzia do działań marketingowych online

John Wanamaker, amerykański pionier marketingu powiedział niegdyś, że połowa pieniędzy wydawana na reklamę idzie w błoto, a problem polega na tym, że nie wiadomo, która to połowa. Dziś to pojęcie nieco traci rację bytu, ponieważ reklama online pozwala dokładnie wyliczyć, jaka jest stopa zwrotu z działań marketingowych i które z kampanii okazały się niewypałem. Zakładamy, że chcesz mieć kontrolę nad budżetem reklamowym i w sposób mierzalny określać, ile dochodu przyniosła Ci każda zainwestowana złotówka. Dlatego też zapomnij o ulotkach, billboardach, spotach w TV czy radio, a w zamian postaw na narzędzia do działań marketingowych online. Tutaj masz bardzo dobre możliwości reklamy poprzez zarządzanie własną stroną z panelu CMS i optymalizowaniem jej pod kątem SEO. Do tego bezcennym wsparciem okażą się narzędzia analityczne Google, które pozwalają na tworzenie i zarządzanie kampaniami.

Numer 6: Program do zarządzania projektami

Pod tym pojęciem rozumiemy program, który będzie połączeniem diagramu Ishikawy, macierzy Eisenhowera i tablicy kanban. Bardzo często wchodzą one w skład systemu CRM, o którym powiemy więcej nieco niżej. Jeśli jednak Twój CRM nie będzie miał funkcjonalności zarządzania projektami, to konieczne będzie zaopatrzenie się w takie narzędzie osobno. Programy do zarządzania projektami pozwalają dodawać nowe zadania, śledzić obecne projekty, wprowadzać notatki, adnotacje i podejmować działania. Na tej podstawie można planować pracę własną, jak również całego działu, co umożliwia wybranie priorytetów i oddelegowanie osób do realizacji. To także dobra metoda, by mierzyć wydajność pracowników i śledzić postępy, a na koniec okresu – by rozliczyć poszczególne osoby z wykonanej pracy. Wiele programów do zarządzania projektami umożliwia wewnętrzną komunikację i dodawanie plików na dysk.

Numer 7: Program do podpisu elektronicznego

Podpis to nasza najbardziej osobista pieczątka – „stawiamy ją” pod najważniejszymi dokumentami, w ten sposób potwierdzając oświadczoną wolę. Problem polega na tym, że fizyczny podpis wymaga osobistego stawiennictwa w urzędzie, a zanim go złożymy – odczekania w kolejce. Aby nie marnować czasu, a jednocześnie nadać moc dokumentom poprzez podpis, stworzone zostały programy do podpisu elektronicznego. Korzystają one z różnych rodzajów szyfrowań, a część z nich jest akceptowana przez administrację publiczną. Choć program do podpisu elektronicznego nie jest największym must have tej listy, to zdecydowanie warto w niego zainwestować. Potrzeba ta będzie tym silniejsza, im częściej trzeba będzie coś załatwić lub zorganizować na rynku międzynarodowym. Nie zawsze przecież będzie logistyczna możliwość, by polecieć do Hiszpanii, Chorwacji czy Szwecji tylko po to, by osobiście złożyć podpisy.

Numer 8: System CRM

Na koniec zostawiliśmy narzędzie, które w największym stopniu determinuje Wasz rozwój i satysfakcję klienta. System CRM to kolejna „podstawa podstaw”, bez której naprawdę trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie. W tym przypadku mowa o jednym z najbardziej wrażliwych punktów każdego biznesu – relacja z klientami. System CRM to Twoja kartoteka danych o klientach – obecnych, byłych i potencjalnych, którzy nawiązali kontakt z Twoją firmą. Z każdym kontaktem możesz podjąć interakcję, a następnie usadowić go na jednej z uprzednio przygotowanych ścieżek postępowań. Systemy CRM zapisują historię interakcji oraz udostępniają pole do notatek – po każdej rozmowie lub mailu można zapisać informacje. To bardzo cenne źródło w procesie profilowania usług i dobieraniu rozwiązań do potrzeb klienta. Wszystkie wprowadzone przez Ciebie dane są bezpiecznie przechowywane w magazynach pamięci typu chmura.

Oprogramowanie w biznesie – SaaS czy własność?

Zdecydowana większość powyższych rozwiązań dostępna jest w dwóch wariantach – jako program na własność lub w formule Software as a Service (oprogramowanie jako usługa). Chociaż jeszcze kilka lat temu niepodzielnie królowało rozwiązanie w formule aplikacji na własność, to obecnie coraz więcej osób docenia zalety SaaS. Przede wszystkim jest to niższy koszt na start, co dla start-upów ma ogromne znaczenie. Rozliczenie SaaS to model subskrypcyjny, którego wysokość stanowi niewielki procent w porównaniu do kosztów zakupu programu na własność. Ponadto nad usługą SaaS nieustannie pracuje grono deweloperów rozwijających program, podczas gdy aplikacje rzadko są łatane i aktualizowane (o ile są). Warto też zwrócić uwagę na segmentowość rozwiązań SaaS – dostęp do kolejnych segmentów jest dodatkowo płatny, dzięki czemu można dobierać tylko te rozwiązania, których faktycznie się potrzebuje. Przy programie na własność płaci się za całość rozwiązań, nawet jeśli miałoby się korzystać tylko z 15% funkcjonalności.

Cyfrowe multitoole – narzędzia skupiające w sobie szereg funkcjonalności

Czy chcąc wyposażyć swoje przedsiębiorstwo we wszystkie rekomendowane narzędzia musisz kupować aż 8 różnych licencji? Nie! Możesz zdecydować się na coś, co można nazwać „cyfrowym multitoolem”, czyli na program posiadający co najmniej kilka z wyżej wskazanych rozwiązań. Takim przykładem niech będzie CRM z funkcjonalnością tablicy kanban, z poziomu którego można zarządzać zadaniami i projektami. Innym przykładem będzie znany i ceniony WordPress, czyli system CMS, który można rozbudować o funkcję e-commerce przy pomocy bezpłatnej wtyczki. Bardzo dobrym pomysłem będzie analiza ogółu rozwiązań dostępnych w Internecie i wykorzystanie kilku z nich tak, aby się wzajemnie dopełniały. Wiele programów posiada swoje wersje demonstracyjne, które są dostępne bez opłat na 7 lub 14 dni. Warto z tego skorzystać i porównać różne funkcjonalności, a następnie wybrać te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby.