Welches System sollte eine Kanzlei wählen?
Heute können Juristen aus vielen auf dem Markt verfügbaren Lösungen wählen. Die meiste Software basiert auf Weblösungen, die über den Browser zugänglich sind und eine Internetverbindung erfordern. Softwareunternehmen kommen davon ab, Software auf den Rechnern des Kunden zu installieren. Der Zugriff über die Cloud, auf Servern gehostet, bietet viele Vorteile:
– Online-Service ohne Anfahrt zum Kunden;
– schnelle Updates, während die Kanzlei nicht arbeitet;
– Datensicherung, oft bereits vom Hosting-Anbieter selbst gewährleistet.
Worauf sollten Sie bei der Wahl eines Systems für die Kanzlei achten?
Die Kanzleien angebotenen Systeme basieren auf unterschiedlichen Technologien, haben unterschiedliche Funktionen, ein unterschiedliches Sicherheitsniveau und unterschiedliche Preise. Im Folgenden beschreiben wir einige grundlegende Aspekte, die ein Jurist vor dem Kauf eines Kanzleisystems bedenken sollte.
Preis der Kanzleisoftware
Die Preisspanne ist sehr breit. Sie reicht von ca. 30 PLN bis 500 PLN pro Monat im Abonnement, abhängig von den gewählten Parametern der Software, den Funktionen, dem Datenlimit usw. Der Preis ergibt sich im Grunde aus den Funktionen und Limits der Software, die der Jurist erhält. Jede Erhöhung des Limits führt zu einem höheren Preis.
Eine Alternative zur Abonnementlösung ist die Beauftragung einer Softwareentwicklung von Grund auf. Das ist mit hohen finanziellen Aufwendungen (von 25.000 bis sogar 200.000 PLN, je nach Unternehmen) und zeitlichem Aufwand verbunden – die Programmierung von Grund auf ist ein zeitaufwendiger Prozess, bei dem zunächst Funktionen und Frontend entworfen und dann codiert werden müssen. Die Erstellung eines Kanzleisystems von Grund auf kann bis zu 2 Jahre dauern.
Verfügbare Funktionen eines CRM-Systems für Kanzleien?
Ein funktionales System muss etwas kosten. Das System soll mehrere, mehrere Dutzend Prozesse in der Kanzlei abdecken und nützlich sein, daher ist die Zahl der Funktionen beträchtlich. Angefangen bei den Daten von Vertragspartnern/Mandanten, der Kontaktpflege (E-Mail-Integration?), der Archivierung von Dokumenten bis hin zur Aufgabenplanung (Kalender) und Abrechnung (Rechnungen, Erfassung der Arbeitszeit des Juristen). Jede Kanzlei hat eine andere Arbeitsweise, andere Erwartungen und Hoffnungen an das System und bearbeitet schließlich unterschiedliche Prozesse und unterschiedliche Arten von Fällen.
Der Kauf einer maßgeschneiderten Software kommt eher nicht in Betracht (Zeit und hohe Kosten). Daher lohnt es sich bei der Wahl eines Systems, den Markt zu sondieren und ein System zu wählen, das von Beginn an möglichst viele Bedürfnisse der Kanzlei erfüllt.
In der Abonnementversion ist der Zugang zu mehr Modulen und Funktionen mit einer höheren Gebühr verbunden.
Nutzerlimits im System
Die Begrenzung der Nutzerzahl ist die gängigste Form der Preisstaffelung bei Abonnements. Für kleine Kanzleien mit 1–4 Personen sollte dieser Faktor keinen Einfluss auf den Preis haben; bei Schadenersatzkanzleien (großes Rechts- und Serviceteam, Tausende Handelsvertreter/Agenten) kann er jedoch ausschlaggebend sein.
Serverspeicher und Dateiarchivierung
Die Arbeit in einer Kanzlei bedeutet die Verarbeitung Tausender Dokumente – Fallakten, Schriftsätze, Fotos, Scans. Aufgrund der Einstellungen der meisten Scangeräte sind das meist Dateien von 3–5 MB. Bei Hunderten oder Tausenden Fällen ist der Serverspeicher im Nu erschöpft. Es lohnt sich daher, Lösungen zu wählen, die hohe oder gar keine Speicherlimits haben (solche gibt es auf dem Markt derzeit nicht). Alternativ sollten Sie prüfen, ob der Anbieter die Installation der Software auf einem eigenen Server ermöglicht.
Aktualisierung und Wartung der Software
Abonnement- und Weblösungen beinhalten häufig kostenlose Updates und Wartung der Software. Der Anbieter beseitigt Fehler in der Software und reagiert auf Vorfälle. Im Rahmen des Abonnementvertrags können auch kostenlose Updates oder die Modernisierung von Funktionen enthalten sein. Entscheidend bei Updates ist die Gewährleistung der Sicherheit.
Softwareentwicklung und Anpassung an eigene Bedürfnisse
Bevor Sie Software kaufen, sollten Sie klären, ob sie sich erweitern und an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anpassen lässt. Leider gestatten die meisten Anbieter keine Eingriffe in den Code und erweitern Funktionen nur selten im Kundenauftrag. Ein Teil der Lösungen wird im Ausland entwickelt, was die Weiterentwicklung erheblich einschränkt. Fragen Sie bei der Auswahl eines Systems, ob Sie es an Ihre Anforderungen anpassen können, indem Sie den Lizenzgeber damit beauftragen.
Kosten der Einführung eines CRM-Systems
Jedes System erfordert Implementierung, Installation und Schulung der Mitarbeiter. Es lohnt sich zu wissen, wie sich die Kosten zusammensetzen und wovon sie abhängen.
Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Sicherheit und Vertraulichkeit der im System gespeicherten Daten sowie die Einhaltung der DSGVO im System gehören zu den wichtigsten Fragen, die Juristen beschäftigen.