System CRM dla kancelarii prawnej

W XXI wieku nadal zdecydowana większość kancelarii prawnych – adwokackich i radcowskich, funkcjonuje bez profesjonalnych systemów zarządzania obiegiem dokumentów i sprawami. Całość pracy wykonywana jest off-line, w oparciu o zestawienia Excel czy teczki papierowe. Prawnicy nie posiadają odpowiedniego systemu backupu danych – zagubiona teczka nie posiada swojego odpowiednika w archiwum. Jedyne „innowacyjne” rozwiązanie to dysk sieciowy, na którym pracuje kancelaria, również rzadko backupowany.

Jaki system dla kancelarii wybrać?

Obecnie prawnicy mają możliwość wyboru z wielu rozwiązań dostępnych na rynku. Większość oprogramowania oparta jest o rozwiązania webowe, dostępne z przeglądarki internetowej i wymagające Internetu. Firmy programistyczne odchodzą od instalowania oprogramowania na komputerach Klienta. Dostęp w chmurze, umieszczony na serwerach, daj wiele przewag:

– serwis on-line bez konieczności dojazdu do Klienta;

– szybkie aktualizacje, w czasie gdy kancelaria nie pracuje;

– backup danych, często zapewniany już przez samą firmę hostingową.

Na co zwracać uwagę wybierając system dla kancelarii?

Systemy oferowane kancelariom oparte są o różne technologie, posiadają różne funkcjonalności, odmienny poziom zabezpieczeń, różne ceny. Poniżej opisujemy kilka podstawowych kwestii, które powinien rozważyć prawnik przed zakupem systemu dla kancelarii.

Cena oprogramowania dla kancelarii

Wachlarz cenowy jest bardzo szeroki. Od ok 30 zł po 500 zł miesięcznie, płatne w abonamencie w zależności od wybranych parametrów oprogramowania, funkcjonalności, limitu danych itp. Cena jest w zasadzie wypadkową funkcjonalności i limitów na oprogramowaniu jakie otrzymuje prawnik. Każde zwiększenie limitu będzie wiązać się z podniesieniem ceny.

Alternatywą dla rozwiązania abonamentowego będzie zlecenie stworzenia oprogramowania od zera, co wiązać się będzie z wysokimi nakładami finansowymi (od 25 tys. do nawet 200 tys. zł w zależności od firmy) oraz czasowymi – programowanie od zera to czasochłonny proces, wymagający najpierw zaprojektowania funkcjonalności i front-endu, potem kodowania. Tworzenie systemu dla kancelarii od zera może potrwać nawet 2 lata.

Dostępne funkcjonalności systemu CRM dla kancelarii?

Funkcjonalny system musi kosztować. System ma obsługiwać kilka, kilkanaście procesów w kancelarii, ma być użyteczny, zatem ilość funkcji będzie znaczna. Począwszy od danych kontrahentów/klientów, prowadzeniu kontaktu (integracja e-maila?), archiwizacji dokumentów, skończywszy na planowaniu zadań (kalendarz) i rozliczeniach (faktury, mierzenie czasu pracy prawnika). Każda kancelaria ma inną specyfikę pracy, inne oczekiwania i nadzieje pokładane w systemie, wreszcie obsługuje różne procesy, różne typy spraw.

Zakup szytego na miarę oprogramowania raczej nie wchodzi w rachubę (czas + wysokie koszty), zatem wybierając system warto rozeznać się na rynku i wybrać takie, które na starcie realizuje jak najwięcej potrzeb kancelarii.

W wersji abonamentowej dostęp do większej ilości modułów i funkcjonalności będzie wiązał się z wyższą opłatą.

Limity użytkowników w systemie

Limitowanie użytkowników systemu jest najpopularniejszą formą różnicowania cen abonamentów. Dla małych 1-4 osobowych kancelarii czynnik ten nie powinien mieć wpływu na cenę, jednak w przypadku kancelarii odszkodowawczych (rozbudowany zespół prawny i obsługi, tysiące przedstawicieli handlowych/agentów) może to mieć decydujący wpływ.

Miejsce na serwerze i archiwizacja plików

Praca w kancelarii wiąże się z przetwarzaniem tysięcy dokumentów – dokumentacji sprawy, pism procesowych, zdjęć, skanów. Ze względu na ustawienia większości sprzętów skanujących, są to najczęściej pliki o wielkości 3-5 mb. Przy prowadzeniu setek czy tysięcy spraw powierzchnia serwera skończy się błyskawicznie. Warto zatem wybierać takie rozwiązania, które limity powierzchni mają wysokie lub nie mają ich wcale (taki na rynku obecnie brak). Względnie warto sprawdzić czy usługodawca umożliwia instalacje oprogramowania na własnym serwerze.

Aktualizacja i serwis oprogramowania

Rozwiązania abonamentowe, webowe, wiążą się często z bezpłatną aktualizacją i serwisem oprogramowania. Usługodawca eliminuje błędy w oprogramowaniu, reaguje na incydenty. W ramach umowy abonamentowej może pojawić się również bezpłatna aktualizacja czy modernizacja funkcjonalności. Podstawową kwestią w aktualizacjach jest zapewnienie bezpieczeństwa.

Rozwój oprogramowania i dostosowanie do własnych potrzeb

Przed zakupem oprogramowania warto zastanowić się czy będzie możliwe jego rozbudowanie i dostosowanie do potrzeb kancelarii. Niestety większość firm nie pozwala na ingerencje w kod, rzadko również podejmując rozbudowę funkcji na zlecenie klientów. Część rozwiązań tworzona jest poza granicami kraju, a to znacznie ogranicza rozwój. Wybierając system zapytaj czy możesz dostosować go do swoich potrzeb zlecając pracę licencjodawcy.

Koszty wdrożenia systemu CRM

Każdy system wymaga wdrożenia, instalacji, szkolenia pracowników. Warto dowiedzieć się jak kształtują się koszty i od czego zależą.

Bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO

Bezpieczeństwo i poufność danych składowanych w systemie oraz przestrzeganie RODO w systemie jest jedną z najbardziej istotnych kwestii poruszanych przez prawników.