Preboarding und erster Arbeitstag neuer Mitarbeiter – Willkommenspaket, Willkommensbrief und Tagesplan

Preboarding umfasst alles, was das Unternehmen für einen neuen Mitarbeiter zwischen der Vertragsunterzeichnung und seinem ersten Arbeitstag tut: Begrüßung, Weitergabe von Informationen, Erledigung der Formalitäten und Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Ein gut durchgeführtes Preboarding sorgt dafür, dass der erste Arbeitstag weder für die neue Person noch für das Team im Chaos endet. Es ist die erste Phase des gesamten Einarbeitungsprozesses, über den wir ausführlicher im Artikel Onboarding – was ist das?.

Nachfolgend finden Sie einen praktischen Plan: was Sie vor dem Start versenden, was ins Willkommenspaket gehört, einen fertigen Willkommensbrief, einen Beispiel-Zeitplan für den ersten Tag und eine Liste von Fehlern, die Sie besser vermeiden.

Preboarding – was ist das und wozu dient es

Der Zeitraum zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Tag kann lang sein – bei einer Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber sind es oft mehrere Wochen, sogar drei Monate. In dieser Zeit kann der Kandidat noch ein anderes Angebot bekommen, an seiner Entscheidung zweifeln oder schlicht nicht wissen, was ihn erwartet.

Das Preboarding verfolgt drei Ziele:

• Engagement erhalten – die neue Person soll spüren, dass das Unternehmen auf sie wartet und sie nach der Vertragsunterzeichnung nicht vergessen hat.
• Unsicherheit nehmen – wohin man kommen soll, um wie viel Uhr, zu wem, was man anziehen und mitbringen soll.
• Den ersten Tag entlasten – Formalitäten, Dokumente und ein Teil der Materialien lassen sich früher erledigen, sodass am ersten Tag Zeit für die Menschen und die Arbeit bleibt.

Preboarding bedeutet keine Arbeit vor Vertragsbeginn. Es geht um Information und Vorbereitung und nicht darum, Aufgaben zu vergeben, für die noch niemand bezahlt wird.

Was Sie vor dem ersten Arbeitstag tun sollten – Checkliste fürs Preboarding

Am einfachsten gliedern Sie das Preboarding in zeitliche Phasen. Ein Beispielaufbau für eine typische Büroposition:

Direkt nach der Vertragsunterzeichnung

• Senden Sie einen Willkommensbrief der Führungskraft oder der Personalabteilung (eine Vorlage finden Sie weiter unten).
• Nennen Sie eine Ansprechperson, an die man mit jeder Frage schreiben kann.
• Übermitteln Sie die Liste der für die Einstellung erforderlichen Dokumente und die Frist für deren Einreichung.

Zwei bis drei Wochen vor dem Start

• Bestellen Sie die Arbeitsmittel: Laptop, Telefon, Zubehör, Zutrittskarte.
• Beauftragen Sie die Einrichtung der Konten: E-Mail, Messenger, Fachsysteme.
• Bestimmen Sie einen Buddy – eine Person aus dem Team, die in den ersten Wochen bei den alltäglichen Dingen hilft.
• Reservieren Sie in den Kalendern Termine für den ersten Tag und die erste Woche.

Eine Woche vor dem Start

• Senden Sie Materialien über das Unternehmen und die Abteilung: Struktur, kurze Beschreibung des Teams, wichtigste Regeln.
• Schicken Sie den Zeitplan des ersten Tages mit Uhrzeiten und Namen.
• Schlagen Sie ein kurzes Online-Treffen mit der Führungskraft oder dem Buddy vor – 15–20 Minuten genügen, um das Eis zu brechen.
• Erinnern Sie an praktische Informationen: Adresse, Eingang, Parkplatz, Uhrzeit, Dresscode.

Am Tag vor dem Start

• Prüfen Sie, ob die Arbeitsmittel funktionieren und die Konten aktiv sind.
• Bereiten Sie den Schreibtisch und das Willkommenspaket vor.
• Informieren Sie das Team, wer morgen auf welcher Position anfängt.

Wenn Sie regelmäßig einstellen, lohnt es sich, diese Liste in eine Vorlage zu verwandeln, die Sie für weitere Personen duplizieren. Einen detaillierten Plan für die folgenden Wochen beschreiben wir im Text Onboarding neuer Mitarbeiter Schritt für Schritt: Einarbeitungsplan.

Willkommensbrief für neue Mitarbeiter – Beispielvorlage

Der Willkommensbrief ist das einfachste und günstigste Element des Preboardings. Er sollte kurz, persönlich und konkret sein: wer schreibt, wann und wo wir beginnen, was geschehen wird, an wen man sich wendet. Besser ist es, wenn die direkte Führungskraft ihn unterschreibt und nicht die „Personalabteilung“.

Beispiel-E-Mail, die Sie anpassen können:

Betreff: Willkommen im Team, [Vorname]! Einige Informationen vor Ihrem ersten Arbeitstag

Hallo [Vorname],

ich freue mich sehr, dass Sie ab dem [Datum] als [Position] zum Team [Name der Abteilung] stoßen. Das ganze Team weiß es bereits und freut sich auf Sie.

Unser erster gemeinsamer Tag beginnt um [Uhrzeit] in [Adresse / Etage / Raum]. Fragen Sie am Empfang nach mir oder nach [Vorname des Buddys] – das ist Ihr Buddy, der Ihnen in den ersten Wochen bei allen alltäglichen Dingen hilft.

Im Anhang finden Sie den Plan des ersten Tages und die Liste der Dokumente, die Sie mitbringen sollten. Fachlich müssen Sie nichts vorbereiten – für alles kommt noch Zeit.

Wenn Sie vor dem Start Fragen haben, schreiben Sie ruhig mir oder [Vor- und Nachname der Personalabteilung, E-Mail, Telefon].

Bis [Wochentag]!

[Vor- und Nachname], [Position]

Eine gute Praxis ist auch eine kurze Nachricht des Buddys einige Tage vor dem Start – weniger formell, mit der Information, wo das Team zum Mittagessen geht oder wie ein typischer Tag aussieht.

Willkommenspaket für Mitarbeiter – was hineingehört

Das Willkommenspaket ist eine Zusammenstellung von Dingen und Informationen, die die neue Person am ersten Tag oder kurz davor erhält. Es muss nicht teuer sein. Wichtiger ist, dass es durchdacht und nützlich ist.

Physische Variante

• Eine Karte mit handschriftlichem Gruß der Führungskraft oder des Teams.
• Notizbuch und Kugelschreiber – am besten mit Firmenlogo, aber das ist nicht das Wichtigste.
• Tasse, Wasserflasche oder Tasche – Dinge, die jemand tatsächlich benutzen wird.
• Spickzettel: wichtigste Kontakte, Durchwahlen, WLAN-Passwort für Gäste, Büroplan.
• Eine kleine Aufmerksamkeit: Kaffee, Tee, ein Snack.
• Branchenbezogene Elemente – in einem Produktionsbetrieb Arbeitskleidung mit Namen, in einer Kreativagentur etwas, das das Team gestaltet hat.

Digitale Variante

• Ein kurzes Video oder eine Präsentation über das Unternehmen, seine Geschichte und Werte.
• Ein Organigramm mit Fotos der Personen, mit denen die neue Person zusammenarbeiten wird.
• Ein Glossar der Firmenabkürzungen und internen Bezeichnungen.
• Eine Liste nützlicher Links: Intranet, Urlaubssystem, Ordnungen.
• Plan der ersten Woche mit zu erreichenden Zielen.

Willkommenspaket bei Remote-Arbeit

Ein Remote-Mitarbeiter sieht keinen Schreibtisch mit Blümchen, daher macht ein einige Tage vor dem Start per Kurier verschicktes Paket umso mehr Eindruck. Ideen:

• Arbeitsmittel, die vor dem ersten Tag geliefert und eingerichtet sind, mit einer Anleitung für die erste Anmeldung.
• Headset mit Mikrofon, Mauspad, Kamera – wenn die Arbeit häufige Videogespräche erfordert.
• Ein Lunch-Gutschein mit Lieferung am ersten Tag, der gemeinsam mit dem Team im Videogespräch „verspeist“ wird.
• Eine Karte vom Team mit Unterschriften – sie lässt sich digital vorbereiten und ausdrucken.

Preboarding ohne manuelles Versenden von Mails. In der Onboarding-Plattform OnBoardMe richten Sie Willkommensnachricht, Materialien über das Unternehmen und die Abteilung, Zeitplan, Dokumenten-Checkliste und kurze Online-Treffen vor dem ersten Tag ein – einmal, als Vorlage für weitere Positionen.

Erster Arbeitstag – Stundenplan

Der erste Tag eines neuen Mitarbeiters sollte einen klaren Zeitplan haben, darf aber nicht überladen sein. Niemand behält fünfzehn Präsentationen. Das Ziel ist, dass die neue Person nach acht Stunden die Menschen, den Ort und den Plan für die nächsten Tage kennt – und nicht alle Verfahren des Unternehmens.

Beispielplan für eine Büroposition (Uhrzeiten anzupassen):

In der Produktion oder auf der Baustelle sehen die Proportionen anders aus: Mehr Zeit beanspruchen die Einweisung am Arbeitsplatz sowie die Ausgabe von Kleidung und Schutzausrüstung, weniger die Bürotools. Bei einem Vertriebsmitarbeiter im Außendienst endet der erste Tag oft mit einer gemeinsamen Fahrt zum Kunden mit einem erfahrenen Kollegen.

Arbeitsschutzunterweisung am ersten Tag

Der Mitarbeiter muss vor der Aufnahme der Tätigkeit die Arbeitsschutzunterweisung absolvieren, daher ist sie bereits zum Start ein Pflichtpunkt. Sie besteht aus der allgemeinen und der arbeitsplatzbezogenen Unterweisung, die auf die konkrete Tätigkeit zugeschnitten ist. Den allgemeinen Teil führen viele Unternehmen als E-Learning durch, achten Sie jedoch darauf, dass die Unterweisung dokumentiert wird und die arbeitsplatzbezogene Unterweisung – besonders bei körperlicher Arbeit – von einer Person mit entsprechender Befugnis oder von der Führungskraft durchgeführt wird. Die Details sollten Sie mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit in Ihrem Unternehmen abstimmen.

Remote-Onboarding – der erste Tag im Homeoffice

Der erste Tag im Homeoffice erfordert einen noch besseren Plan, denn es gibt keine spontanen Gespräche bei einem Kaffee. Einige bewährte Regeln:

1. Die Arbeitsmittel kommen früher an – am besten zwei bis drei Tage vor dem Start, mit einem IT-Kontakt für den Fall von Problemen.
2. Erstes Gespräch mit der Führungskraft am Morgen – Kamera an, Tagesplan mündlich besprochen.
3. Kurze Blöcke, Pausen dazwischen – eine Stunde Videogespräche ermüdet mehr als eine Stunde Gespräch im persönlichen Kontakt.
4. Virtueller Kaffee mit dem Team – 20–30 Minuten ohne Agenda, nur zum Kennenlernen.
5. Buddy, erreichbar im Messenger – die neue Person muss wissen, wen sie eine „dumme Frage“ stellen kann, ohne erst einen Termin zu vereinbaren.
6. Tagesrückblick am Ende des Tages – ein kurzes Gespräch: Was war klar, was nicht, wie geht es weiter?

Bei der Arbeit im Homeoffice ist ein zentraler Ort besonders hilfreich, an dem die neue Person alles findet: Kontakte, Dokumente, Schulungen und die Aufgabenliste. Statt Dutzender Links, die in E-Mails verstreut sind, erhält sie ein einziges Dashboard.

Was Sie am ersten Arbeitstag vermeiden sollten

• Fehlende Ausstattung und Zugänge – eine neue Person, die den halben Tag ohne Computer dasitzt, ist der häufigste und demotivierendste Fehler.
• Abwesende Führungskraft – planen Sie den Start nach Möglichkeit nicht auf einen Tag, an dem die Chefin oder der Chef im Urlaub oder auf Reisen ist.
• Informationsflut – mehrere Stunden Präsentationen über Abläufe sind verlorene Zeit, denn niemand behält sie ohnehin.
• Sich selbst überlassen – „Schauen Sie sich einfach im System um“ ohne Plan und ohne Ansprechperson.
• Uninformiertes Team – die Frage „Und wer sind Sie?“ von Kollegen vermittelt nicht das Gefühl, erwartet worden zu sein.
• Allein zu Mittag essen – eine Kleinigkeit, an die man sich lange erinnert.

Die ersten Tage haben einen realen Einfluss darauf, ob jemand im Unternehmen bleibt. Mehr darüber, warum Mitarbeiter in den ersten Monaten gehen, lesen Sie im Artikel Mitarbeiterbindung und Fluktuation.

Was Sie als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter vorbereiten sollten

Wenn Sie selbst eine neue Stelle antreten, erleichtern Ihnen einige Dinge den Start:

• Dokumente, um die der Arbeitgeber bittet: Personalausweis, Arbeitszeugnisse, Diplome und Zertifikate, Bankverbindung, Angaben für Sozialversicherung und Finanzamt sowie die aktuelle ärztliche Bescheinigung der Einstellungsuntersuchung.
• Prüfen Sie die Anfahrt bereits am Vortag und planen Sie einen Zeitpuffer ein.
• Notieren Sie sich die Namen der Personen, die Sie kennenlernen – am ersten Tag sind es meist viele.
• Bereiten Sie einige Fragen vor: Wie läuft die Bewertung nach der Probezeit ab, welche Prioritäten gelten im ersten Monat, mit wem werden Sie am häufigsten zusammenarbeiten?
• Scheuen Sie sich nicht zu fragen – in den ersten Wochen erwartet niemand, dass Sie schon alles wissen.

So unterstützt OnBoardMe das Preboarding

Die oben beschriebenen Schritte lassen sich manuell durchführen, doch bei mehreren Einstellungen pro Monat geht leicht etwas unter. Mit OnBoardMe machen Sie aus dem Preboarding einen wiederholbaren Ablauf:

• Willkommensnachricht – eigene oder aus einer fertigen Nachrichtenbibliothek, automatisch versendet, sobald die Person angelegt wurde.
• Materialien über Unternehmen und Abteilung – verfügbar in einem personalisierten Dashboard mit Logo und Design Ihres Unternehmens.
• Zeitplan – Tages- oder Wochenvorlagen für den Einarbeitungsplan, die Sie für weitere Positionen kopieren können.
• Dokumenten-Checkliste – samt Formularen, die digital unterschrieben werden können.
• Kurze Online-Treffen vor dem 1. Tag – mit der Führungskraft oder dem Buddy, mit Anbindung an Kalender und E-Mail.
• Aufgaben für das gesamte Einarbeitungsteam – Mitarbeiter, Buddy, Führungskraft und Mentor, mit automatischen Benachrichtigungen über die nächsten Schritte.
• E-Learning-Schulungen und Quizze – zum Beispiel zu Arbeitsschutz, DSGVO oder Abläufen, mit Fortschrittsbericht.

OnBoardMe wird von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen genutzt. Die Entschädigungskanzlei Campter arbeitet damit Mitarbeiter in der Schadenregulierung und im Vertrieb ein: „Wir haben laufend die Ergebnisse ihrer Schulung, alles online.“ Ein Personaldienstleister führt im System Schulungen zu DSGVO, Arbeitsschutz und Seniorenbetreuung durch, ein Bauunternehmen Schulungen zu Arbeitsschutz, Regeln auf der Baustelle und zur Unternehmensstruktur.

Fazit

Preboarding und ein gut geplanter erster Arbeitstag sind ein geringer Aufwand im Vergleich zu den Kosten der Rekrutierung. Es genügen ein Willkommensbrief, ein vorbereiteter Arbeitsplatz, ein durchdachtes Willkommenspaket und ein Tagesplan, der Zeit für Menschen lässt und nicht nur für Abläufe. Wenn dieser Prozess bei jeder Einstellung gleich ablaufen soll, werfen Sie einen Blick auf die Onboarding-Software OnBoardMe – von der Begrüßung vor dem ersten Tag bis zum Bericht über die gesamte Einarbeitung.

Häufig gestellte Fragen

Preboarding – was ist das in einfachen Worten?

Preboarding ist die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Das Unternehmen begrüßt die neue Person, gibt ihr Informationen zu Ort, Team und Zeitplan, erledigt die Formalitäten und bereitet den Arbeitsplatz vor. So verläuft der erste Tag ruhiger und produktiver.

Was kostet ein Willkommenspaket für Mitarbeiter?

Es gibt keinen festen Betrag – ein Willkommenspaket kann aus einer Grußkarte, einem Notizbuch und einer Tasse bestehen oder Arbeitsgeräte und Firmenkleidung enthalten. Wichtiger als der Preis sind Nützlichkeit und persönliche Note. Die digitale Variante, also Materialien über das Unternehmen und der Plan der ersten Tage, kostet praktisch nichts.

Wer sollte den Willkommensbrief an den neuen Mitarbeiter schicken?

Am besten die direkte Führungskraft, denn mit ihr wird die neue Person täglich arbeiten. Die Personalabteilung kann eine Vorlage vorbereiten und Informationen zu den Dokumenten ergänzen. Eine gute Ergänzung ist eine kurze, weniger formelle Nachricht des Buddys.

Muss die Arbeitsschutzunterweisung am ersten Tag stattfinden?

Die Arbeitsschutzunterweisung muss vor der Aufnahme der Tätigkeit erfolgen, findet also in der Praxis ganz am Anfang statt, meist am ersten Tag. Sie umfasst die allgemeine und die arbeitsplatzbezogene Unterweisung. Organisatorische Details sollten Sie mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit klären.

Wie organisiert man den ersten Arbeitstag im Homeoffice?

Senden Sie die Arbeitsmittel einige Tage vorher, beginnen Sie den Tag mit einem Videogespräch mit der Führungskraft und planen Sie kurze Terminblöcke mit Pausen. Planen Sie einen virtuellen Kaffee mit dem Team ein und stellen Sie einen Buddy bereit, der im Messenger erreichbar ist. Am Ende des Tages halten Sie eine kurze Zusammenfassung.

Wie lange sollte das Preboarding dauern?

Das Preboarding dauert so lange wie die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Tag – von einigen Tagen bis zu mehreren Monaten. Bei einem längeren Zeitraum lohnt es sich, sich ab und zu bei der neuen Person zu melden, z. B. mit Materialien über das Unternehmen oder einer Einladung zu einem kurzen Online-Treffen, um den Kontakt zu halten.