Onboarding – was ist das? Definition, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Phasen und Beispiele

Onboarding – was ist das? Es ist ein geplanter Prozess, mit dem ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen eingeführt wird: von der Vertragsunterzeichnung über die ersten Tage und Wochen bis zu dem Punkt, an dem er seine Aufgaben selbstständig und sicher erledigt. Er umfasst Formalitäten, Schulungen, das Kennenlernen von Team, Werkzeugen und Unternehmenskultur. Gut geführtes Onboarding verkürzt die Zeit bis zur vollen Leistungsfähigkeit und verringert das Risiko, dass die neue Person nach wenigen Wochen wieder geht.

Nachfolgend finden Sie eine einfache Definition, die deutschen Entsprechungen des Begriffs, die Phasen des Onboarding-Prozesses, einen Beispielzeitplan sowie Beispiele aus verschiedenen Branchen. Dieser Artikel eröffnet unsere Serie über die Einarbeitung von Mitarbeitern – in den folgenden Texten vertiefen wir einzelne Themen.

Was ist Onboarding? Definition in einfachen Worten

Das Wort stammt vom englischen Ausdruck „on board“, also „an Bord“. Onboarding bedeutet wörtlich „an Bord holen“ – dafür sorgen, dass eine neue Person zu einem vollwertigen Mitglied der Crew wird.

In der HR-Praxis ist Onboarding eine Reihe geplanter Maßnahmen, die drei Fragen der neuen Person beantworten:

• Was soll ich tun? – Aufgabenbereich, Ziele, Erwartungen, Verfahren.
• Wie soll ich es tun? – Werkzeuge, Systeme, Arbeitsstandards, Schulungen.
• Mit wem arbeite ich zusammen und wo stehe ich? – Team, Unternehmensstruktur, Werte, ungeschriebene Regeln.

Ein wichtiger Unterschied: Onboarding ist weder eine einmalige Schulung noch ein „Tag der offenen Tür“. Es ist ein zeitlich gestreckter Prozess – in der Regel über mehrere Wochen oder Monate – mit klar zugewiesenen Aufgaben für Mitarbeiter, Führungskraft, Personalabteilung und Paten (Buddy).

Der Begriff wird auch in anderen Zusammenhängen verwendet – man spricht etwa vom Onboarding von Kunden oder App-Nutzern (erste Schritte im Produkt). In diesem Artikel geht es ausschließlich um das Onboarding von Mitarbeitern.

Onboarding auf Deutsch – wie nennt man es?

Es gibt kein einzelnes deutsches Wort, das den Sinn von „Onboarding“ vollständig wiedergibt, weshalb in vielen Unternehmen der englische Begriff üblich ist. Am häufigsten werden folgende deutsche Entsprechungen verwendet:

• Einarbeitung neuer Mitarbeiter (oder Einarbeitungsprozess) – inhaltlich am nächsten, betont das Erlernen der Aufgaben;
• Integration neuer Mitarbeiter – ein Begriff aus der klassischen Personalliteratur, der stärker den sozialen Aspekt betont: das Hineinfinden in Team und Unternehmenskultur;
• Einführung in die Arbeit – eine umgangssprachliche Bezeichnung, die häufig in kleineren Unternehmen verwendet wird.

Man kann sagen, dass Onboarding auf Deutsch schlicht Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in einem bedeutet. Die in HR-Lehrbüchern beschriebenen Phasen der Mitarbeiterintegration decken sich weitgehend mit den unten beschriebenen Onboarding-Phasen.

Preboarding, Onboarding, Reboarding, Offboarding – worin liegen die Unterschiede?

Onboarding ist Teil des breiteren Mitarbeiterlebenszyklus im Unternehmen. Es lohnt sich, die benachbarten Begriffe zu kennen, da sie oft gemeinsam auftreten:

Ausführlich über die erste Phase schreiben wir im Artikel Preboarding, erster Arbeitstag und Willkommenspaket, über das Beenden der Zusammenarbeit im Text Offboarding und Exit-Interview.

Onboarding im Unternehmen – warum sollte man es planen?

Jedes Unternehmen arbeitet neue Leute „irgendwie“ ein. Der Unterschied besteht darin, ob das nach Plan geschieht oder zufällig – je nachdem, wer gerade Zeit hat. Ein geplantes Onboarding bringt konkrete Vorteile:

• Schnellere Selbstständigkeit – der Mitarbeiter weiß, was er wann lernen soll, statt zu raten.
• Weniger Abgänge in der Probezeit – Chaos in den ersten Wochen ist einer der häufigeren Gründe, warum neue Leute wieder aufgeben.
• Entlastung der Führungskräfte – wiederkehrende Elemente (Dokumente, Schulungen, Informationen über das Unternehmen) werden einmal vorbereitet und funktionieren für alle weiteren Personen.
• Einheitlicher Standard – jeder neue Vertriebsmitarbeiter oder Produktionsmitarbeiter durchläuft das gleiche Mindestwissen, unabhängig vom Standort.
• Rechtskonformität – verpflichtende Schulungen (z. B. die Arbeitsschutzunterweisung vor Arbeitsaufnahme) sind abgehakt und dokumentiert.
• Besseres Arbeitgeberimage – die neue Person erzählt Bekannten von den ersten Wochen, im Guten wie im Schlechten.

Onboarding ist daher eines der einfachsten Werkzeuge zum Aufbau von Loyalität. Mehr darüber, wie sich die Einarbeitung auf Kündigungen auswirkt, lesen Sie im Artikel Mitarbeiterbindung und Fluktuation.

Onboarding-Prozess – was ist das und wie läuft er ab?

Der Onboarding-Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Maßnahmen, die konkreten Personen und Terminen zugeordnet sind. Statt einer einzigen Liste von „Dingen, die HR erledigen muss“ haben Sie einen Pfad: Wer macht was und wann, damit die neue Person vom ersten Kontakt bis zur vollen Selbstständigkeit gelangt.

An einem gut gestalteten Prozess sind beteiligt:

• der neue Mitarbeiter – erledigt Aufgaben, Schulungen und Wissenstests;
• die Führungskraft – legt Ziele fest, führt Abschlussgespräche, bewertet Fortschritte;
• der Buddy (Pate) – beantwortet alltägliche Fragen und führt in die ungeschriebenen Regeln ein;
• Mentor oder Coach – unterstützt die Kompetenzentwicklung, besonders bei Spezialistenpositionen;
• HR und Verwaltung – Dokumente, Zugänge, Geräte, verpflichtende Schulungen.

Die Onboarding-Phasen Schritt für Schritt

Die Onboarding-Phasen (und die Phasen der Integration neuer Mitarbeiter) lassen sich auf unterschiedliche Weise beschreiben. Die praktischste Einteilung sieht so aus:

1. Vorbereitung und Preboarding

Bevor der Mitarbeiter ins Büro kommt, bereitet das Unternehmen Arbeitsplatz, Geräte, Konten und Zugänge vor. Die neue Person erhält eine Willkommensnachricht, den Zeitplan des ersten Arbeitstags, eine Liste der benötigten Dokumente und grundlegende Materialien über das Unternehmen und die Abteilung.

2. Erster Arbeitstag

Begrüßung durch die Führungskraft, Vorstellung von Team und Paten, Formalitäten, Arbeitsschutzunterweisung, Rundgang durchs Unternehmen, Einrichtung der Werkzeuge. Der erste Arbeitstag sollte mit dem Gefühl enden: „Ich weiß, was ich morgen tue.“

3. Erste Woche

Schulungen zu Verfahren und Systemen, Kennenlernen wichtiger Personen in anderen Abteilungen, erste einfache Aufgaben unter Aufsicht des Paten. Am Ende der Woche – ein kurzes Gespräch mit der Führungskraft: Was ist klar, was bedarf der Erklärung?

4. Erster Monat

Zunehmend selbstständige Arbeit, Produkt- und Fachschulungen, Wissenstests. Festlegung der Ziele für die kommenden Wochen und erste Umfrage zum Verlauf der Einarbeitung.

5. Bis zum Ende der Probezeit

Volle Aufgaben, regelmäßiges Feedback in beide Richtungen, Abschlussgespräch zur Einarbeitung und Entscheidung über die weitere Zusammenarbeit. Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um vom Mitarbeiter Anmerkungen einzuholen, die den Prozess für die nächsten Personen verbessern.

Einen fertigen, ausgearbeiteten Plan mit einer Checkliste für jede Rolle finden Sie im Artikel Onboarding Schritt für Schritt: Einarbeitungsplan.

Möchten Sie Ihre Einarbeitung ohne Tabellen und E-Mails ordnen? In der Onboarding-Plattform OnBoardMe legen Sie den Einarbeitungspfad einmal an, und das System erinnert Mitarbeiter, Paten und Führungskraft selbst an die jeweils nächsten Aufgaben.

Beispielzeitplan für das Onboarding

Die folgende Tabelle ist ein vereinfachter Beispielplan für einen Büromitarbeiter. Die Dauer der einzelnen Phasen hängt von der Position ab – in vielen Unternehmen dauert die Einarbeitung eines Spezialisten länger als die eines Mitarbeiters auf einer ausführenden Position.

Beispiele für Onboarding in verschiedenen Branchen

Die allgemeinen Phasen sind gleich, der Inhalt der Einarbeitung hängt jedoch stark von der Art der Arbeit ab. Einige Beispiele:

• Büro und professionelle Dienstleistungen – der Schwerpunkt liegt auf Verfahren, Systemen, Dokumentenfluss und der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. In einer Entschädigungskanzlei lernt eine neue Person in der Schadenabwicklung beispielsweise Schritt für Schritt den Ablauf der Fallbearbeitung kennen, im Vertrieb die Standards für Kundengespräche.
• Vertriebsmitarbeiter, Trainer und Auditoren im Außendienst – die Mitarbeiter sind selten im Büro, daher müssen Schulungen, Materialien und Aufgaben online verfügbar sein, und die Führungskraft braucht einen Überblick über den Fortschritt aus der Ferne.
• Outsourcing-Unternehmen und Personaldienstleister – eine hohe Zahl an Einarbeitungen von Merchandisern oder Telemarketern, oft in kurzer Zeit. Wiederholbare Vorlagen und schnelle Schulungen zählen, z. B. zur DSGVO, zum Arbeitsschutz oder zu den Besonderheiten des jeweiligen Kunden.
• Produktion – Priorität hat die Sicherheit: Arbeitsschutz, arbeitsplatzbezogene Anweisungen, Regeln in der Halle und erst danach Prozesse und Qualität.
• Baugewerbe – Arbeitsschutz, Unternehmensstruktur, Regeln auf der Baustelle und die Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen.
• Spezialisierte Positionen (IT, Finanzen, Engineering) – eine längere Einarbeitung, die Rolle des Mentors und die schrittweise Übernahme von Verantwortung für Projekte.

Wie sieht das in der Praxis aus? Die Entschädigungskanzlei Campter führt Mitarbeiter der Schadenabwicklung und des Vertriebs mit OnBoardMe ein: „Wir haben die aktuellen Schulungsergebnisse im Blick, alles online“.

Beispiel: die erste Woche eines Vertriebsmitarbeiters im Außendienst

1. Tag 1 – Online-Meeting mit der Führungskraft, Formalitäten, Arbeitsschutzunterweisung, Zugang zum CRM und zu den Vertriebsmaterialien.
2. Tag 2 – E-Learning zum Angebot und Produkt-Quiz, Gespräch mit dem Buddy über typische Kundenfragen.
3. Tag 3–4 – Kundenbesuche gemeinsam mit einem erfahrenen Vertriebsmitarbeiter, Notizen zu den Beobachtungen.
4. Tag 5 – erster selbstständiger Besuch, kurze Umfrage zum Verlauf der Woche und Abschlussgespräch mit der Führungskraft.

Mit einem solchen Plan weiß selbst ein Mitarbeiter, der kaum im Büro ist, was von ihm erwartet wird und an wen er sich mit Fragen wenden kann.

Die häufigsten Fehler beim Onboarding

• Kein Plan – „Setz dich hin, schau zu, du lernst es schon irgendwie“. Der Mitarbeiter verliert Zeit, und das Team beantwortet immer wieder dieselben Fragen.
• Überladener erster Tag – mehrere Stunden Präsentationen, von denen die neue Person nur wenig behält.
• Nicht vorbereiteter Arbeitsplatz – fehlender Laptop, fehlende Konten oder Zugänge signalisieren, dass niemand auf die neue Person gewartet hat.
• Das Onboarding endet nach einer Woche – dabei tauchen die echten Fragen meist erst in der zweiten und dritten Woche der selbstständigen Arbeit auf.
• Kein Feedback – das Unternehmen weiß nicht, was im Prozess funktioniert und was verbessert werden muss.
• Alles hängt an einer Person – wenn die Einarbeitung allein vom Engagement der Führungskraft abhängt, bricht der Prozess bei deren Urlaub zusammen.

Checkliste: gutes Onboarding neuer Mitarbeiter

• Sie haben den Einarbeitungsweg für die jeweilige Position schriftlich festgehalten (Tag für Tag oder Woche für Woche).
• Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen: den Mitarbeiter, die Führungskraft, den Buddy, den Mentor oder die Personalabteilung.
• Die neue Person erhält Willkommensgruß und Zeitplan noch vor dem ersten Arbeitstag.
• Arbeitsmittel, Konten und Zugänge sind zum Start bereit.
• Pflichtschulungen sind geplant und dokumentiert.
• Das Wissen wird durch einen Test oder ein Quiz überprüft und nicht nur „gelesen“.
• Abschlussgespräche sind eingeplant: nach einer Woche, nach einem Monat und zum Ende der Probezeit.
• Sie holen Umfragen beim Mitarbeiter und beim Einarbeitungsteam ein, um den Prozess zu verbessern.

Wie führt man Onboarding online durch, ohne Details zu verlieren?

Bei wenigen Einarbeitungen pro Jahr genügen eine Tabelle und ein Kalender. Wächst das Unternehmen jedoch, hat mehrere Standorte, Mitarbeiter im Außendienst oder führt viele Personen gleichzeitig ein, funktioniert die manuelle Kontrolle der Aufgaben nicht mehr. Dann lohnt sich ein Tool, das den wiederkehrenden Teil der Arbeit übernimmt.

So funktioniert die Onboarding-Software OnBoardMe, die von 4B Systems entwickelt wird. Sie ermöglicht unter anderem:

• tägliche oder wöchentliche Einarbeitungspläne zu erstellen und für weitere Positionen zu duplizieren;
• Aufgaben dem Mitarbeiter, dem Buddy, der Führungskraft und dem Mentor zuzuweisen – aus einer fertigen Bibliothek oder individuell;
• automatisch Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben, Warnungen, Umfragen und Wissenstests zu versenden;
• E-Learning-Schulungen und Quizze durchzuführen, z. B. zur DSGVO, zum Arbeitsschutz, zu Verfahren oder Produkten;
• Feedback vom gesamten Einarbeitungsteam einzuholen und Fortschritt sowie Engagement auszuwerten;
• Preboarding, Onboarding, Reboarding, Offboarding und Mitarbeiterentwicklung an einem Ort abzuwickeln.

Die vollständige Liste der Möglichkeiten finden Sie auf der Seite Funktionen von OnBoardMe.

Zusammenfassung: Was ist Onboarding in einem Satz?

Onboarding ist die geplante Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiters – vom Preboarding über den ersten Tag und die ersten Wochen bis zum Ende der Probezeit – mit klarer Rollenverteilung und regelmäßigem Feedback. Je besser Sie ihn strukturieren, desto schneller arbeitet die neue Person selbstständig und desto lieber bleibt sie im Unternehmen. Wenn Sie diesen Prozess ins Netz verlagern und wiederkehrende Schritte automatisieren möchten, sehen Sie sich das Online-Onboarding neuer Mitarbeiter mit OnBoardMe.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Onboarding von Mitarbeitern?

Onboarding ist ein geplanter Prozess, mit dem eine neue Person ins Unternehmen eingeführt wird – von der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag über Formalitäten und Schulungen bis zur vollen Selbstständigkeit auf der Position. Er umfasst sowohl das Erlernen der Aufgaben als auch das Kennenlernen von Team und Unternehmenskultur.

Wie sagt man Onboarding auf Deutsch?

Die nächstliegenden deutschen Entsprechungen sind Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Integration neuer Mitarbeiter. Die Einarbeitung betont das Erlernen der Aufgaben, die Integration das Hineinfinden in Team und Unternehmenskultur. In vielen Unternehmen wird schlicht der englische Begriff verwendet.

Wie lange dauert Onboarding?

Eine feste Regel gibt es nicht. In vielen Unternehmen umfasst das grundlegende Onboarding die ersten Arbeitswochen und endet mit der Probezeit, bei Spezialistenpositionen kann es länger dauern. Wichtig ist, es nicht nach der ersten Woche zu beenden.

Welche Phasen hat das Onboarding?

Meist unterscheidet man: Vorbereitung und Preboarding, den ersten Arbeitstag, die erste Woche, den ersten Monat sowie die Zeit bis zum Ende der Probezeit. Jede Phase hat ihre Aufgaben für Mitarbeiter, Führungskraft, Paten und die Personalabteilung.

Worin unterscheidet sich Preboarding vom Onboarding?

Das Preboarding dauert von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag und umfasst die Begrüßung, Materialien über das Unternehmen, einen Zeitplan und das Zusammenstellen der Dokumente. Das Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag und dauert, bis der Mitarbeiter seine Aufgaben selbstständig erledigt.

Wer ist im Unternehmen für das Onboarding verantwortlich?

Onboarding ist eine Teamaufgabe. HR verantwortet die Formalitäten und die verpflichtenden Schulungen, die Führungskraft die Ziele und die Bewertung des Fortschritts, der Pate die tägliche Unterstützung. Bei Spezialistenpositionen kommt ein Mentor oder Coach hinzu.