Onboarding-System für Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess der Einführung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen – in Pflichten, Aufgaben und das Vorgehen in typischen und außergewöhnlichen Situationen. Dazu gehört auch, den neu Eingestellten mit seinem Umfeld vertraut zu machen – ihn den Kollegen vorzustellen und ihm Vorgesetzte und Ansprechpartner aus den einzelnen Abteilungen zu nennen. Mit anderen Worten: Es geht darum sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter in der neuen Umgebung eingewöhnt, seine neuen Kollegen kennenlernt und am Ende weiß, was er zu tun hat und wie. Das Wort „Onboarding“ bedeutet im Englischen „an Bord gehen“, „einchecken“, was den Sinn des gesamten Prozesses weitgehend wiedergibt. Wenn wir das Unternehmen metaphorisch mit einem Schiff und seine Mitarbeiter mit der Besatzung vergleichen, ist das „An-Bord-Gehen“ der Moment, ab dem man eine schrittweise Vertrautheit mit dem allgemeinen Funktionieren der Organisation erwarten kann. Über den gesamten Prozess wacht der Onboarding-Verantwortliche – in der Regel ist das der neue Vorgesetzte oder eine bestimmte, kompetente Person aus der Personalabteilung.

Die Regeln für gutes Onboarding, also die 7 P

Wie jeder Mechanismus kann auch Onboarding richtig oder falsch durchgeführt werden. Um sicherzustellen, dass alles in die richtige Richtung läuft, sollte der Onboarding-Verantwortliche die Regeln der 7 P befolgen:

• Vorbereiten – sich selbst, den neu Eingestellten und seine Kollegen auf das Onboarding sowie seinen künftigen Arbeitsplatz (Schreibtisch, Computer, Stuhl usw.);
• Vorstellen – sich selbst und die Kollegen des neu Eingestellten, die Hierarchie erläutern, also wer wer ist und an wen man sich wenden muss;
• Informieren – den neu Eingestellten über die in der Organisation geltenden Regeln, die Besonderheiten der Arbeit auf der jeweiligen Position und die täglichen Aufgaben;
• Planen – gemeinsam mit dem neu Eingestellten einen Onboarding-Plan skizzieren, Meilensteine festlegen und in einen festen zeitlichen Rahmen einbetten;
• Anleiten – den Mitarbeiter an die selbstständige Arbeit heranführen, indem Sie ihm zeigen, wie er bestimmte Tätigkeiten ausführen sollte;
• Unterstützen – achten Sie darauf, wie der neu Eingestellte arbeitet, wenn er seine Aufgaben bereits selbstständig erledigt;
• Nachfragen – vergewissern Sie sich, dass die jeweilige Onboarding-Phase verstanden wurde, fragen Sie, ob Schwierigkeiten aufgetreten sind und welche Punkte noch einmal besprochen werden müssen.

Kurzfristige Vorteile des Onboardings

Die ersten Erfahrungen einer neu eingestellten Person prägen sehr oft ihre weitere Vorstellung von der Arbeit sowie ihre Haltung gegenüber der Organisation und den Kollegen. Onboarding vermittelt das Gefühl, umsorgt zu werden, was das Engagement und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit schon in den ersten Tagen steigert. Es bedeutet auch eine schnellere Einarbeitung, also eine kürzere Zeit, bis die Aufgaben selbstständig erledigt werden können. Vom Onboarding profitiert nicht nur der neu Eingestellte selbst – auch seine Kollegen sind Nutznießer. Es fällt ihnen wesentlich leichter, Kontakt aufzunehmen und eine gemeinsame Sprache zu finden, was wiederum die Bereitschaft zur Zusammenarbeit erhöht und ermöglicht, das neue Teammitglied schneller zu integrieren. Der gesamte Prozess bringt auch dem Arbeitgeber Vorteile – sowohl für das Image als auch finanziell. Beim Image sprechen wir vom Employer Branding – die Organisation gewinnt das Image eines mitarbeiterfreundlichen Unternehmens, was die neu eingestellte Person sicher zu schätzen weiß. Der finanzielle Vorteil bezieht sich auf die schnellere Selbstständigkeit des Mitarbeiters, die dazu beiträgt, schneller Gewinne zu erwirtschaften.

Langfristige Vorteile des Onboardings

Onboarding – obwohl es ein Prozess ist, der Einzelne nur kurzfristig betrifft – wirkt sich auf die langfristigen Perspektiven der Organisation aus. Unter „langfristig“ verstehen wir Effekte, die statistisch von Jahr zu Jahr gemessen werden, also bestimmte langfristige Tendenzen sichtbar machen. Die erste davon ist ein Rückgang der Fluktuation in den ersten 0–6 Monaten. Laut Untersuchungen von HR-Experten kündigen 4 von 10 Mitarbeitern noch vor Ablauf des ersten Halbjahres. Onboarding kann diese Quote um bis zu 80 % senken, was bedeutet, dass nicht 4, sondern nur 1 neu eingestellter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Das wiederum führt zu geringeren Rekrutierungskosten. Es ist kein Geheimnis, dass es einfacher und günstiger ist, einen vorhandenen Mitarbeiter zu halten, als einen Ersatz zu finden. Ein gutes Onboarding ist zudem die Grundlage, um Teams für Jahre aufzubauen – und diese sind oft die Säulen, das verlässliche Glied und der Mehrwert für die gesamte Organisation.

Onboarding-System – IT-Programm oder Mensch?

Für viele Organisationen bedeutet Onboarding nach wie vor Arbeit, die ausschließlich von Menschen geleistet wird. Wie sich zeigt, ermöglicht der heutige technologische Fortschritt jedoch die Digitalisierung und Automatisierung des Onboardings. Dazu dienen spezielle Onboarding-Systeme, die umfassend erklären, wie die Arbeit auf der jeweiligen Position funktioniert. Das Ganze lässt sich mit einem Tutorial in Computerspielen vergleichen – das System sorgt dafür, dass der Nutzer die Mechanik kennenlernt und die ersten Handgriffe (identisch mit denen, die ihm später begegnen werden) unter Anleitung ausgeführt werden. Eine solche Lösung in Form eines Onboarding-Systems entlastet die Personalabteilung und den Teamleiter erheblich und stellt sicher, dass der Einarbeitungsprozess auf einem einheitlich hohen Niveau bleibt. Nichts spricht jedoch dagegen, hybride Lösungen zu schaffen – der Mensch ist für die Einführung in das Unternehmensleben und die sozialen Aspekte zuständig, das System für die Einarbeitung in Verfahren und die Ausführung der Aufgaben.

Fazit – lohnt sich die Einführung eines Onboarding-Systems im Unternehmen?

Onboarding als Prozess dauert – je nach Spezifik der Position – zwischen zwei Wochen und bis zu drei Monaten. Es lohnt sich jedoch, diese Zeit als ganzheitliche Investition in das eigene organisatorische Umfeld zu betrachten. Wir investieren nämlich in den neu eingestellten Mitarbeiter, dessen Zufriedenheit, Verbundenheit und Produktivität steigen. Wir investieren in die bisherigen Mitarbeiter, die sich schneller auf die Veränderung einstellen und weder Unbehagen noch Stress empfinden. Schließlich investieren wir in unsere eigene Marke – ein wirksam durchgeführtes Onboarding wirkt sich positiv auf die Attraktivität der Organisation als Arbeitgeber aus. Es besteht also kein Zweifel, dass sich die Einführung von Onboarding im Unternehmen lohnt, es muss jedoch ein vollkommen bewusstes und durchdachtes Vorgehen sein. Der Aufbau eines in sich stimmigen Onboarding-Systems, das sowohl menschliche Arbeit als auch IT-Automatisierung nutzt, bringt die besten Ergebnisse. Selbst mit begrenztem Budget lässt sich das Optimum finden – Fachkompetenzen werden in Form einer Anwendung und einer Wissensdatenbank festgehalten, soziale Kompetenzen vermittelt der Onboarding-Betreuer.