System onboardingowy pracowników w Twojej firmie

Pierwsze dni w nowej pracy oznaczają stres, pobudzenie, ekscytację i szereg innych emocji. Szybko jednak mogą przerodzić się w strach, niepewność i poczucie izolacji, jeśli nikt się nie zaopiekuje nowym pracownikiem. Aby dać nowo zatrudnionemu komfort, a jednocześnie zapoznać go z zespołem i sprawnie wdrożyć w obowiązki, stosuje się onboarding. Dobrze przemyślany i odpowiednio zaimplementowany system onboardingowy procentuje już od pierwszego dnia współpracy.

Czym jest onboarding?

Onboarding to proces wdrażania nowego pracownika w życie firmy – w obowiązki, zadania, sposoby postępowania w typowych i awaryjnych sytuacjach. To też zapoznanie nowo zatrudnionego z otoczeniem – przedstawienie go współpracownikom, wskazanie mu osób przełożonych i osób kontaktowych z poszczególnych działów. Innymi słowy – to zapewnienie, by pracownik zaadaptował się w nowym środowisku, poznał swoich nowych kolegów z pracy, a po wszystkim by wiedział, co ma robić i w jaki sposób. Samo słowo „onboarding” oznacza z angielskiego „wejście na pokład”, „zameldowanie się”, co w dużym stopniu oddaje sens całego procesu.  Jeśli firmę metaforycznie przyrównamy do statku, a jej pracowników do załogi, to „wejście na pokład” będzie momentem, w którym należy oczekiwać stopniowego zaznajomienia z ogólnym funkcjonowaniem organizacji. Nad całym procesem czuwa prowadzący onboarding – z reguły jest to nowy przełożony lub wyznaczona, kompetentna osoba z działu HR.

Zasady dobrego onboardingu, czyli 7P

Jak każdy mechanizm, tak i onboarding może być prowadzony w sposób właściwy lub nieprawidłowy. Aby upewnić się, że wszystko przebiega we właściwym kierunku, prowadzący onboarding powinien postępować zgodnie z zasadami 7P:

• Przygotuj – się, nowo zatrudnionego i jego współpracowników do onboardingu oraz jego przyszłe stanowisko pracy (biurko, komputer, fotel, itp.);
• Przedstaw – się, współpracowników nowo zatrudnionego, omów ścieżkę hierarchii, czyli opowiedz, kto jest kim i do kogo trzeba się kontaktować;
• Poinformuj – nowo zatrudnioną osobę o zasadach panujących w organizacji, specyfice pracy na danym stanowisku, codziennych zadaniach;
• Planuj – wspólnie z nowo zatrudnionym zarysujcie plan onboardingu, ustalcie kamienie milowe i osadźcie je w ścisłych ramach czasowych;
• Prowadź – wdrażaj pracownika do samodzielnej pracy pokazując mu, w jaki sposób powinien wykonywać dane czynności;
• Pomagaj – zwracaj uwagę na to, jak nowo zatrudniony pracuje już podczas samodzielnego pełnienia swoich obowiązków;
• Pytaj – upewnij się, że dany etap onboardingu jest zrozumiały, zapytaj się, czy pojawiły się jakieś trudności, które elementy trzeba jeszcze raz omówić.

Korzyści doraźne związane z onboardingiem

Pierwsze doświadczenia nowo zatrudnionej osoby bardzo często rzutują na dalsze wyobrażenie o pracy oraz na nastawienie względem organizacji i współpracowników. Onboarding daje poczucie zaopiekowania i troski, co zwiększa zaangażowanie i chęć do współpracy już od pierwszych dni. To także szybsza adaptacja, co oznacza krótszy okres osiągania zdolności do samodzielnego pełnienia obowiązków. Na onboardingu korzysta nie tylko sam nowozatrudniony – również jego współpracownicy będą beneficjentami tej sytuacji. O wiele łatwiej będzie im nawiązać kontakt i znaleźć wspólny język, co ponownie zwiększy chęć do współpracy i pozwoli szybciej scalić nowe ogniwo w zespole. Cały proces ma również korzyści dla pracodawcy – zarówno wizerunkowe, jak i finansowe. W kwestii wizerunku mówimy o employer brandingu – organizacja zyskuje wizerunek przyjaznej pracownikowi, co z pewnością zostanie docenione przez nowo zatrudnioną osobę. Finansowy benefit zaś odnosi się do szybszej samodzielności pracownika, co przyczynia się do szybszego generowania zysków.

Długofalowe benefity onboardingu

Onboarding – choć jest procesem obejmującym jednostki w sposób krótkookresowy – ma przełożenie na długofalowe horyzonty organizacji. Pod pojęciem „długofalowe” mamy na myśli takie działania, które mierzone są w statystyce rok do roku, czyli ujawniają pewne tendencje długookresowe. Pierwszą z nich jest spadek rotacji w okresie 0-6 miesięcy. Zgodnie z badaniami specjalistów do spraw HR, 4 na 10 pracowników rezygnuje z pracy w danym miejscu jeszcze przed upływem pierwszego półrocza. Onboarding pozwala ograniczyć ten współczynnik nawet o 80%, co oznacza, że z firmy odejdzie nie 4, a zaledwie 1 nowo zatrudniony pracownik. To z kolei przekłada się na ograniczenie kosztów związanych z rekrutacją. Nie jest tajemnicą, że łatwiej i taniej jest zatrzymać obecnego pracownika niż znaleźć inną osobę na jego miejsce. Odpowiedni onbarding jest także podstawą do budowania zespołów na lata – a te są często filarami, niezawodnym ogniwem i dobrem dodanym dla całej organizacji.

System onboardingowy – program IT czy człowiek?

Dla wielu organizacji onboarding w dalszym ciągu oznacza pracę wykonywaną tylko i wyłącznie przez człowieka. Jak się jednak okazuje, obecny postęp technologiczny umożliwia digitalizację i automatyzację onboardingu. Służą temu specjalne systemy onboardingowe, które kompleksowo objaśniają specyfikę funkcjonowania na danym stanowisku. Całość można porównać do tutorial w grach komputerowych – system dba o to, by użytkownik poznał mechanikę, a pierwsze ruchy (identyczne z tymi, które napotka w dalszym funkcjonowaniu) wykonywane są pod opieką. Takie rozwiązanie w postaci systemu onboardingowego to istotne odciążenie działu HR i menedżera zespołu oraz pewność, że proces wdrożeniowy utrzymany jest na jednolitym, wysokim poziomie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by stworzyć rozwiązania hybrydowe – człowiek jako jednostka odpowiedzialna za onboarding w życie firmy i aspekty socjalne, system zaś odpowiadać będzie za wdrożenie w procedury i wykonywanie obowiązków.

Podsumownie – czy warto wdrożyć system onboardingowy w firmie?

Onboarding jako proces trwa – zależnie od specyfikacji stanowiska – od dwóch tygodni do nawet trzech miesięcy. Warto jednak spojrzeć na ten czas jako na holistyczną inwestycję we własne środowisko organizacyjne. Inwestujemy bowiem w nowo zatrudnionego pracownika, u którego rośnie satysfakcja, przywiązanie i produktywność. Inwestujemy w dotychczasowych pracowników, którzy szybciej zapoznają się ze zmianą i nie czują dyskomfortu ani stresu. W końcu inwestujemy we własną markę – skutecznie przeprowadzany proces onboardingu korzystnie wpływa na atrakcyjność organizacji jako pracodawcy. Nie ma więc wątpliwości, że onboarding jest warty wdrożenia w firmie, jednak musi być to działanie w pełni świadome i przemyślane. Utworzenie spójnego systemu onboardingowego, w którym wykorzystuje się zarówno pracę ludzką, jak i automatyzację IT, przynosi najlepsze rezultaty. Nawet przy ograniczonym budżecie możliwe jest znalezienie optimum – kompetencje twarde zapisane w postaci aplikacji, bazy wiedzy, zaś kompetencje miękkie prezentowane przez opiekuna onboardingowego.