Automatyzacja procesów w Twojej firmie
Usprawnij działanie zespołów, skróć czas realizacji projektów i zwiększ efektywność dzięki inteligentnym automatyzacjom od 4B Systems!
- Oszczędność czasu – zredukuj ręczne, powtarzalne czynności nawet o 70%
- Większa produktywność – Twoi pracownicy skupią się na zadaniach kreatywnych a nie żmudnych i powtarzalnych
- Mniej błędów – eliminacja pomyłek ludzkich dzięki zautomatyzowanym przepływom danych
Dlaczego warto automatyzować powtarzalne zadania w firmie?
Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala firmom oszczędzać czas, ograniczać błędy i zwiększać efektywność pracy. Zamiast tracić godziny na rutynowe czynności, zespół może skupić się na działaniach, które realnie rozwijają biznes – na sprzedaży czy obsłudze klientów. To prosty sposób, by przyspieszyć realizację zadań, poprawić jakość pracy i zwiększyć zyski bez zwiększania kosztów.
Innowacyjne narzędzia
Wykorzystujemy sprawdzone rozwiązania automatyzujące kluczowe obszary firmy – od sprzedaży i marketingu po obsługę klienta i administrację. Dzięki temu Twoja firma działa szybciej, czytelniej i bez zbędnych opóźnień.
Szybkość wdrożenia automatyzacji
Tworzymy automatyzacje, które realnie działają już po kilku dniach. Wprowadzamy usprawnienia etapami, bez zakłócania codziennej pracy zespołu. Efekty zauważysz niemal od razu.
Bezpieczeństwo
Automatyzacje tworzymy z zachowaniem pełnej poufności danych i zgodności z RODO. Procesy są monitorowane i zabezpieczone na każdym etapie — od integracji po raportowanie.
Partnerstwo
Nie sprzedajemy gotowych schematów – projektujemy automatyzacje dopasowane do specyfiki Twojego biznesu. Działamy partnersko, wspierając Twój rozwój i pomagając w skalowaniu procesów.
Przykładowe automatyzacje
Marketing
Automatyzacja publikacji postów video w social mediach
Problem
Publikacja treści w wielu kanałach społecznościowych wymaga dużej ilości czasu, ręcznego przygotowywania formatów, opisu i monitorowania każdego profilu. Prowadzi to do opóźnień, niespójnej komunikacji i niewykorzystanego potencjału zasięgów.
Cel
Zapewnienie natychmiastowej, spójnej i systematycznej publikacji materiałów wideo z jednego źródła na wszystkie kluczowe platformy, bez angażowania dodatkowego czasu i pracy.
Rozwiązanie
Automatyzacja polega na stworzeniu przepływu, w którym nowy film pojawiający się na kanale YouTube jest automatycznie przetwarzany na krótkie formaty i publikowany w odpowiednich wersjach na TikToku, Instagramie, Facebooku, LinkedIn, Pinterest i innych platformach. System sam pobiera wideo, tworzy post, dodaje opis oraz ustala harmonogram publikacji, zapewniając pełną spójność komunikacji i natychmiastowy zasięg we wszystkich kanałach.
Prospecting
Automatyzacja wyszukiwania firm
Problem
Ręczne wyszukiwanie firm w celu wykonywania działań prospectingowych zajmuje dużo czasu i wymaga powtarzalnej, żmudnej pracy: otwierania wizytówek, kopiowania danych, wklejania do arkusza, a następnie osobnego sprawdzania NIP w rejestrach. Przy większej liczbie firm proces staje się nieefektywny, podatny na błędy i praktycznie niemożliwy do skalowania.
Cel
Zautomatyzowanie całego procesu pozyskiwania danych o firmach – od wyszukania ich w Google Maps, przez zebranie i uporządkowanie informacji w arkuszu Google, aż po automatyczne uzupełnienie NIP. Efekt ma być szybki, powtarzalny i gotowy do wykorzystania w sprzedaży, marketingu lub analizach.
Rozwiązanie
Automatyzacja opiera się na przepływie, który automatycznie:
1. Wyszukuje firmy w Google Maps według wskazanych fraz i lokalizacji.
2. Pobiera dane z wizytówek – nazwę firmy, adres, telefon, stronę www, liczbę opinii, ocenę i inne dostępne informacje.
3. Zapisuje dane do Google Sheets w formie przejrzystej tabeli.
4. Wyszukuje NIP na podstawie nazwy, adresu lub numeru telefonu, a następnie dopisuje go do arkusza.
5. Tworzy kompletną, aktualną bazę firm, którą można natychmiast wykorzystać w kampaniach, cold mailingu, analizach rynkowych, prospectingu lub CRM-ie.
System eliminuje ręczne operacje, minimalizuje błędy i pozwala w krótkim czasie zbierać setki lub tysiące rekordów w pełni automatycznie.
Obsługa leadów
Automatyzacja obsługi leadów z social mediów
Problem
Leady z różnych źródeł – Facebook i Instagram Ads, Google Ads, WordPress, formularze na stronie www – trafiają w różne miejsca: na maile, udostępniane arkusze XLS, do WordPressa. Są rozproszone, trudno je śledzić, często giną, a brak centralnego raportowania uniemożliwia ocenę skuteczności kampanii i realny nadzór nad pracą handlowców. Prowadzi to do opóźnionej reakcji, niskiej konwersji i chaotycznej obsługi.
Cel
Zebrać wszystkie leady w jednym miejscu, uporządkować je, zapewnić szybką reakcję i pełną kontrolę nad procesem sprzedaży. Zminimalizować ryzyko utraty kontaktów oraz umożliwić automatyczne raportowanie efektywności kampanii i pracy zespołu. Całość ma działać bezobsługowo, w oparciu o stabilny przepływ danych.
Rozwiązanie
Automatyzacja z wykorzystaniem SalesWizard CRM polega na tym, że wszystkie leady z Facebook Ads, Google Ads, formularzy www trafiają automatycznie do jednego miejsca w CRM, gdzie system od razu tworzy kontakt, przypisuje zadanie handlowcowi, wysyła pierwszą wiadomość do klienta, monitoruje czas reakcji i statusy, a także generuje pełne raporty skuteczności kampanii i pracy zespołu — dzięki czemu obsługa leadów staje się szybka, uporządkowana i całkowicie bezstratna.
Publikacja treści
Automatyzacja tworzenia u publikacji treści na stronach WordPress
Problem
Tworzenie artykułów na WordPressie często zajmuje bardzo dużo czasu: trzeba wymyślić temat, zrobić research, zadbać o SEO (słowa kluczowe, nagłówki, meta opisy), napisać długi, wartościowy tekst, sformatować go i dopiero potem opublikować. Bez wsparcia narzędzi proces jest żmudny, mało skalowalny i utrudnia regularne publikowanie treści.
Cel
Przyspieszyć i uprościć tworzenie oraz publikację wartościowych treści na stronach WordPress – tak, aby były jednocześnie atrakcyjne dla odbiorcy i dobrze zoptymalizowane pod SEO. Zapewnić systematyczne dodawanie nowych wpisów bez blokowania pracy zespołu.
Rozwiązanie
Automatyzacja polega na połączeniu WordPressa z OpenAI, tak aby na podstawie wybranych słów kluczowych lub briefu system automatycznie generował szkic artykułu, proponował strukturę (H1, H2, H3), meta tytuł, opis oraz treść zoptymalizowaną pod SEO, a następnie tworzył i zapisywał wpis w WordPressie jako szkic lub publikował go zgodnie z harmonogramem. Dzięki temu proces przechodzi od pomysłu do gotowego artykułu w dużej mierze automatycznie, przy minimalnej ingerencji człowieka.
AI video
Tworzenie viralowych i reklamowych treści video z udziałem narzędzi AI
Problem
Profesjonalna produkcja wideo jest kosztowna i czasochłonna — wymaga studia, sprzętu, aktorów, montażu, oświetlenia i pracy całego zespołu. Proces tworzenia reklam, shortów czy treści viralowych trwa długo, a częste publikowanie w wysokiej jakości jest trudne do utrzymania bez dużych budżetów.
Cel
Tworzyć szybkie, angażujące i viralowe treści wideo w wysokiej jakości, przy minimalnym nakładzie pracy i kosztów. Umożliwić regularną produkcję krótkich form reklamowych oraz contentu social media, który wygląda profesjonalnie i przyciąga uwagę odbiorców.
Rozwiązanie
Automatyzacja polega na wykorzystaniu narzędzi AI — takich jak modele generatywne do wideo, asystenci kreatywni i biblioteki gotowych scen — które pozwalają tworzyć shorty, reklamy i viralowe formy dosłownie w kilka minut. System generuje sceny, ruch kamery, animacje, efekty oraz całe układy wideo, korzystając z takich modeli jak Veo 3, Freepik i inne rozwiązania AI. Dzięki temu powstają wysokiej jakości materiały, które normalnie wymagałyby pracy studia — a teraz mogą być produkowane szybko, tanio i w dużej ilości.
Narzędzia do automatyzacji i tworzenia kontentu
W 4B Systems łączymy nowoczesne narzędzia automatyzacji z możliwościami sztucznej inteligencji, tworząc rozwiązania, które realnie usprawniają codzienną pracę firm w obszarach sprzedaży i marketingu.
Open AI
Technologia sztucznej inteligencji wykorzystywana do generowania treści, analiz danych i automatycznego odpowiadania na zapytania klientów. Dzięki niej możliwe jest tworzenie inteligentnych chatbotów, asystentów AI i systemów rekomendacji.
Perplexity
Asystent AI do wyszukiwania i analizowania informacji w czasie rzeczywistym. Wykorzystujemy go do badań, analizy trendów i tworzenia raportów opartych na najnowszych, wiarygodnych źródłach z internetu.
ElevenLabs
Zaawansowany silnik do syntezy mowy (text-to-speech), który pozwala tworzyć realistyczne lektory AI w wielu językach. Wykorzystywany w projektach e-learningowych, filmach marketingowych i automatycznych komunikatach głosowych.
HeyGen
Platforma AI do tworzenia filmów z wirtualnymi prezenterami. Pozwala generować profesjonalne materiały wideo do komunikacji, szkoleń i marketingu – w wielu językach i bez potrzeby nagrań z kamerą.
Zapier
Najpopularniejsza platforma no-code do łączenia aplikacji i automatyzowania codziennych zadań – od marketingu po administrację. Pomaga firmom oszczędzać czas, automatycznie przenosząc dane między narzędziami takimi jak Gmail, Slack, Google Sheets czy CRM.
Make
Narzędzie do wizualnego budowania automatyzacji między setkami aplikacji. Umożliwia łatwe tworzenie scenariuszy biznesowych – np. synchronizacji danych, wysyłki powiadomień, generowania raportów czy integracji CRM z innymi systemami.
Repurpose
Narzędzie do automatyzacji publikacji treści w mediach społecznościowych. Pozwala jednym kliknięciem przekształcać materiały wideo i audio w różne formaty i publikować je automatycznie na platformach takich jak YouTube, LinkedIn, Instagram czy TikTok.
n8n
Platforma automatyzacji typu open source, która pozwala łączyć różne aplikacje i systemy w spójne procesy. Dzięki n8n można tworzyć elastyczne przepływy danych bez kodowania – idealne dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad automatyzacjami.
Freepik
Freepik to popularna platforma oferująca ogromną bazę grafik, zdjęć, ikon, ilustracji wektorowych i szablonów – zarówno darmowych, jak i premium. Narzędzie jest szczególnie przydatne dla grafików, marketerów, twórców contentu i projektantów stron internetowych.
Google Flow
Google Veo
Automatyzacja procesów firmowych
Szukasz specjalistów od automatyzacji procesów firmowych? Chcesz zautomatyzować i usprawnić realizację codziennych, powtarzalnych zadań? Umów się na konsultację!
Automatyzacja, AI i digitalizacja procesów w firmie. Pytania i odpowiedzi
Na czym polega automatyzacja procesów w firmie?
Automatyzacja polega na połączeniu Twoich codziennych narzędzi – takich jak CRM, e-mail, social media, dokumenty czy systemy fakturowania – w jeden, zintegrowany ekosystem. Dzięki temu powtarzalne zadania wykonują się automatycznie, bez udziału człowieka: od wysyłki raportów po publikacje treści i obsługę klientów.
Jakie narzędzia wykorzystujecie do automatyzacji?
Stosujemy sprawdzone, skalowalne technologie:
n8n, Make.com i Zapier – do łączenia aplikacji i tworzenia automatycznych przepływów danych,
OpenAI – do generowania treści, analiz i asystentów AI,
Repurpose.io – do automatycznego publikowania treści w social media,
ElevenLabs – do tworzenia naturalnie brzmiących lektorów AI,
HeyGen – do generowania wideo z awatarami AI,
Perplexity – do wyszukiwania i analizowania danych w czasie rzeczywistym.
Te narzędzia pozwalają budować zautomatyzowane procesy marketingowe, sprzedażowe i operacyjne.
To tylko niektóre z narzędzi jakich używamy do wdrożenia automatyzacji w Twojej firmie. Wybór narzędzi dopasowujemy do budżetu i potrzeb Klienta.
Czy automatyzacja wymaga programowania?
Nie. Wykorzystujemy narzędzia typu no-code / low-code, które pozwalają tworzyć przepływy pracy bez pisania kodu. Dzięki temu wdrożenie automatyzacji trwa dni, a nie miesiące, i jest łatwe do utrzymania przez zespół biznesowy.
Jeżeli jednak Twój proces biznesowy wymaga kodowania – nie martw się! Posiadamy niezbędne kompetencje i zespół programistów aby zrealizować nawet najbardziej skomplikowane automatyzacje!
Jakie procesy w firmie można zautomatyzować?
Przykłady:
przesyłanie leadów z formularza do CRM,
automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail i SMS po zapisaniu klienta,
publikacja treści w wielu kanałach social media,
generowanie raportów i podsumowań,
synchronizacja danych między systemami (np. CRM – Fakturownia – Google Sheets).
W praktyce – jeśli coś da się opisać w krokach, można to zautomatyzować.
Czy automatyzacje są bezpieczne?
Tak. Wszystkie integracje odbywają się z wykorzystaniem szyfrowanych połączeń i zgodnie z zasadami RODO. Dane przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do działania automatyzacji – bez ich kopiowania lub udostępniania stronom trzecim.
Jak długo trwa wdrożenie automatyzacji w firmie?
Pierwsze automatyzacje uruchamiamy już w ciągu kilku dni. Wdrożenie odbywa się etapowo – zaczynamy od analizy procesów, następnie projektujemy przepływy i testujemy je wspólnie z zespołem.
Czy mogę samodzielnie zarządzać automatyzacjami po wdrożeniu?
Tak. Po zakończeniu projektu przekazujemy pełną dokumentację oraz przeszkolenie zespołu. Możesz samodzielnie edytować i rozwijać przepływy, a w razie potrzeby – korzystać z naszego wsparcia technicznego.