Integracja produktów 4B Systems z platformą Autenti

Nowoczesna technologia pozwala firmom oferować swoje usługi nie tylko na rynku lokalnym ale także w całym kraju a nawet na świecie. Kwestie złożenia oferty, kontaktu i realizacji umowy można załatwić telefonicznie, mailowo oraz online. Więc po co tracić cenny czas (i pieniądze) na wysyłanie umów papierowych, czekanie na podpis i odesłanie dokumentów? Nawet w sprzyjających okolicznościach taki proces trwa minimum 3 dni. Z kolei spotkanie z kontrahentem z drugiego krańca kraju to duży kłopot. Obecne technologie pozwalają dwóm stronom podpisać umowę prawnie ważną w kilka minut.

Czym jest platforma Autenti?

Autenti to platforma dająca możliwość podpisania online umowy czy jakiegokolwiek innego dokumentu w kilka minut z pozycji telefonu, tableta czy komputera. Bardzo ważne jest to, że taki podpis elektroniczny jest prawnie wiążący. Nie trzeba się więc martwić, że umowa podpisana w taki sposób będzie mniej ważna od tej podpisanej standardowo na papierze.

Największe plusy korzystania z platformy Autenti:

• Znaczna oszczędność czasu – umowa może być podpisana przez obie strony kontraktu w kilka minut. Nie trzeba czekać kilka dni na otrzymanie papierowej wersji.
• Zmniejszenie kosztów – zawieranie umów w wersji papierowej to spore koszty w skali miesiąca. Trzeba wziąć pod uwagę między innymi koszt samego papieru, wydruku, koperty oraz wysyłki listu poleconego.
• Łatwiejsza ewidencja dokumentacji – nie trzeba drukować umowy czy przetrzymywać jej w segregatorze. Po podpisaniu można ją ściągnąć na komputer i dodać do odpowiedniego dysku czy folderu. Plusem jest łatwy i szybki dostęp do dokumentu.
• Brak konieczności osobistych spotkań z kontrahentami i związane z tym bezpieczeństwo – spotkania osobiste w celu podpisania umowy mają oczywiście swoje plusy, ale w przypadku dużej odległości między zainteresowanymi bywają kłopotliwe. Obecnie z powodu pandemii koronawirusa osobiste spotkania i przechodzenie dokumentów przez wiele rąk może stwarzać ryzyko zarażenia, więc podpis elektroniczny jest bezpieczny również pod tym względem.
• Ochrona środowiska – od dawna wszyscy walczymy o zmniejszenie ilości zużywanego papieru. Urzędy i przedsiębiorstwa starają się jak najwięcej spraw załatwiać online. Im mniej papieru zużywamy tym lepiej dla środowiska.

Integracja SolarCRM i LegallyCRM z Autenti

Jako 4B Systems sp. z o.o. tworzymy przeglądarkowe oprogramowanie dla firm z różnych branż. Wspólnie z naszymi klientami i kontrahentami zauważyliśmy potrzebę wprowadzenia podpisu elektronicznego zarówno ze względu na sytuację pandemiczną ale również efektywniejszą pracę i zwiększanie skuteczności działań na mocno konkurencyjnym rynku.

Na chwilę obecną integracja z Autenti jest możliwa w dwóch produktach 4B Systems:

• SolarCRM – rozwiązanie webowe dla branży fotowoltaiki i instalacyjnej do zarządzania relacjami z klientami i handlowcami.
• LegallyCRM – system dla kancelarii odszkodowawczych i adwokackich, realizujący większość potrzeb związanych z zarządzaniem procesu obsługi klienta.

Sytuacja związana z pandemią koronawirusa uzmysłowiła wielu firmom konieczność zmian w procesie podpisywania umów z klientami. Podpis elektroniczny daje wiele plusów, takich jak oszczędność czasu, pieniędzy, łatwiejsze zarządzanie obiegiem dokumentacji oraz możliwość wyeliminowania kontaktu bezpośredniego. W związku z tym podpis elektroniczny staje się obecnie standardem, do którego również my chcemy dążyć.

Nasze systemy same w sobie nie dają możliwości złożenia podpisu elektronicznego – ta usługa świadczona jest przez usługodawców zewnętrznych takich jak właśnie Autenti z którym zdecydowaliśmy się na integrację. Licencjobiorcy naszych systemów mają możliwość podjęcia współpracy z Autenti i wykupienia odpowiedniego dla siebie pakietu usług (w bardzo atrakcyjnych pakietach cenowych). Integracja usługi z naszymi systemami CRM jest oczywiście przez nas dokonywana w ramach ceny systemu.

Plusy integracji systemów CRM z Autenti

Implementacja podpisu elektronicznego w naszych systemach solarCRM.pl oraz LegallyCRM.pl między innymi dzięki zaoszczędzonemu czasowi zwiększa szanse firm na dotarcie z ofertą do większej liczby klientów i zawarcie z nimi umów. Zwiększa również skuteczność zawierania umów. Pod kątem zarządzania firmą takie rozwiązanie jest również korzystne, bo daje możliwość szybkiego raportowania efektów pracy.

Autenti jest również bezpiecznym rozwiązaniem – działania platformy są zgodne z RODO. Przy podpisaniu umowy odbywa się weryfikacja tożsamości, więc przedsiębiorstwo ma pewność, że umowę podpisała właściwa, umocowana do tego osoba.

Bardzo ważnym aspektem jest również możliwość podpisania umowy czy innego dokumentu na platformie Autenti przez większą ilość osób. Jest to ważne w przypadku spółek, w których wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać dokument. Można również ustawić kolejność osób, które powinny podpisać umowę – dzięki temu można zaplanować obieg dokumentacji wewnątrz firmy.

Przez platformę Autenti można odpisywać różnego rodzaju dokumenty (umowy, kontrakty, zamówienia, kosztorysy, umowy najmu, faktury, umowy zlecenia wnioski itp.), dlatego też taki podpis elektroniczny jest przydatny dla każdej branży, w której minimum kilka razy miesięcznie trzeba podpisać dokumenty.

Licencjobiorcy naszych systemów CRM mogą liczyć na nasze doradztwo dotyczące wyboru pakietu współpracy z Autenti. Nasi programiści integrują platformę do podpisu elektronicznego z systemem CRM. Po wdrożeniu tego rozwiązania oczywiście uczymy korzystać z tego rozwiązania. Jesteśmy też na bieżąco do dyspozycji w razie jakichkolwiek pytań.

Wrażenia 4B Systems sp. z o.o. po rozpoczęciu współpracy z Autenti

Skuteczność podpisywanych umów przez Autenti możemy potwierdzić również z własnego doświadczenia. Przez platformę Autenti podpisujemy umowy między innymi z licencjobiorcami systemów SolarCRM, LegallyCRM oraz Foodeliver. Zauważyliśmy, że:

• Zaoszczędzamy sporo czasu – uzupełnienie umowy i jej przesłanie do kontrahentów zajmuje kilka chwil. Nie musimy przygotowywać dokumentów do wysyłki i czekać na ich zwrotne otrzymanie. Od razu po podpisie klienta możemy rozpocząć naszą pracę czyli wdrożenie systemu.
• Mamy już spore oszczędności – comiesięczne faktury z Poczty Polskiej za przesyłki są dużo mniejsze. Dodatkową oszczędnością jest mniejsze zużycie papieru, tuszu z drukarki i kopert.
• Mamy obecnie większą skuteczność podpisywanych umów – dzięki wysyłaniu umowy przez platformę Autenti mamy pewność, że dokumenty dotarły do właściwej osoby. Dodatkowo nasi klienci mają dostęp do umowy w każdej chwili z dowolnego urządzenia, więc podpisanie umowy nie przysparza żadnych trudności.
• Nasi Klienci bardzo cenią sobie nowoczesne podejście do podpisywania umów oraz chwalą prostotę tego rozwiązania.