Oprogramowanie do fakturowania online – czy jest potrzebne w firmie

Wystawianie faktur to nieodłączny element prowadzenia przedsiębiorstwa. Na jej podstawie kontrahent może rozliczyć się z zamówionego towaru lub usługi. Dziś, w dobie cyfryzacji i Internetu nie trzeba dostarczać faktury osobiście, w postaci wydrukowanego dokumentu. Można ją wysłać mailowo, a w szybkim wystawieniu faktury pomoże nam oprogramowanie do fakturowania online. Na czym polega taki program i dlaczego warto mieć go w swojej firmie – o tym piszemy poniżej.

Oprogramowanie do fakturowania online – co to jest?

Najprościej rzecz ujmując, to narzędzie, dzięki któremu jesteśmy w stanie wystawiać fakturę, a ich rejestr zapisywany jest w chmurze. Zdecydowana większość dostawców oprogramowania umożliwia wystawienie rozmaitych faktur. Najczęściej spotykane dokumenty to faktura VAT, faktura korygująca, faktura zaliczkowa, faktura końcowa, faktura proforma, faktura VAT-marża czy faktura zagraniczna. Poza fakturami można wystawiać także paragony, noty księgowe, noty korygujące, dowody wpłaty KP, dowody wydania KW czy wezwania do zapłaty. Przy pomocy tego jednego programu jesteśmy w stanie generować dokumenty zapłaty i rozliczenia zarówno z podmiotami biznesowymi, jak również z klientami i szeroko rozumianym sektorem budżetowym. Istotny jest także sufiks „online”, czyli oznaczenie, że dany program funkcjonuje w cyberprzestrzeni. Wszelkie wystawione faktury zapisywane są w chmurze, czyli dedykowanej danemu podmiotowi przestrzeni. Jest ona zabezpieczona przed niepożądanym dostępem, a dzięki regularnemu odświeżaniu wszystkie zmiany będą widoczne na bieżąco – można z niego korzystać nie tylko w biurze, ale też w delegacji czy w formie pracy hybrydowej.

Jak wybrać odpowiedni program do fakturowania online?

Przede wszystkim należy zastanowić się, jak rozbudowanego narzędzia oczekujemy i z jak wielu funkcji chcemy korzystać. Jeżeli naszym jedynym celem jest bieżące rozliczanie się z kontrahentami, to wystarczy wybrać najprostszą funkcjonalność oprogramowania. Jeśli chcemy połączyć kilka funkcjonalności, np. poza fakturowaniem online zależy nam na oprogramowaniu magazynowym, wówczas warto szukać rozwiązań nieco bardziej rozbudowanych. Może się okazać, że zależy nam na praktycznym „multitoolu” – w takiej sytuacji rozsądniejsze będzie poszukiwanie systemu ERP z modułem fakturowania. Kolejna kwestia, na którą należy zwrócić uwagę to bezpieczeństwo i renoma podmiotu dostarczającego usługę. Teoretycznie w tej materii najlepiej wypada rządowa aplikacja e-mikrofirma, jednak jest to system dość ograniczony w swoich możliwościach. Trzeba więc zwrócić uwagę na mechanizmy bezpieczeństwa i autoryzacji stosowane w celu ochrony dostępu do dokumentów firmowych. Tutaj też warto zwrócić uwagę, że programy do fakturowania online nie są dostępne w formie desktopowych aplikacji – rozwiązania te występują w systemie Software as a Service.

Program do fakturowania online jako usługa SaaS

Główna różnica pomiędzy programem do fakturowania online i offline polega na dostępie do systemu. Podczas gdy rozwiązania offline najczęściej występują w formie oprogramowania instalowanego po zakupie licencji, to narzędzia online są usługą SaaS. Oznacza to pewnego rodzaju subskrypcję – za kilkanaście, kilkadziesiąt złotych netto miesięcznie można korzystać z wybranych funkcjonalności programu. Model ten ma wiele zalet, a zacząć należy od niższych kosztów udostępnienia. Podczas gdy programy offline to wydatek rzędu kilkuset, a nawet kilku tysięcy złotych, z aplikacji online można korzystać już za kilkanaście złotych miesięcznie. W cenie – poza dostępem do narzędzia – otrzymujemy także systematycznie pojawiające się aktualizacje i usprawnienia. Warto zwrócić uwagę, że w oprogramowaniu typu SaaS mamy dostęp do sprawnie działającej pomocy technicznej. Jeśli więc pojawią się jakiekolwiek pytania, nie będziemy musieli wertować zakładki „pomoc” ani nie zostaniemy z kłopotem sami – pracownik helpdesku odpowie na nasze pytania. Jeśli zawiesimy lub zamkniemy działalność, po prostu rezygnujemy z usługi SaaS i nie ponosimy za to dodatkowych kosztów.

Zalety oprogramowania do fakturowania online

Wybór oprogramowania do fakturowania online jest raczej oczywisty dla każdego przedsiębiorcy, który chce sprawnie zarządzać swoim przedsiębiorstwem. Przechowując dane w chmurze, uprawnieni pracownicy mają dostęp do faktur z każdego urządzenia. Nie trzeba drukować setek stron i zanosić ich do księgowości – wszystkie dane można wysłać mailowo lub rozliczyć samodzielnie w pliku JPK_VAT. Kolejna zaleta to intuicyjność programów – same w sobie są proste w obsłudze, do tego każdy dostawca przygotowuje samouczek lub bazę wiedzy online z objaśnieniem funkcjonalności krok po kroku. A skoro o funkcjonalności mowa – tu również można wskazać atuty oprogramowania, które pomogą Ci zarządzać firmą. Mając wszystkie dane w jednym miejscu, możesz zarządzać finansami przedsiębiorstwa i prowadzić analizę ekonomiczną. Ułatwią Ci to rozmaite filtry i diagramy obrazujące przepływy pieniężne, rozliczenia z kontrahentami czy porównania okresowe. Dość indywidualną korzyścią jest rozbudowana forma narzędzia – nie tylko wystawisz w nim faktury, ale też możesz prowadzić kadry i płace, zarządzać stanami magazynowymi czy środkami trwałymi.

Czy warto wyposażyć firmę w oprogramowanie do fakturowania online?

Odpowiedź na to pytanie jest oczywista – nie tylko warto, ale nawet trzeba wyposażyć firmę w takie oprogramowanie. Bez programu do fakturowania online nie będziemy w stanie wystawiać faktur, czyli najczęściej generowanego dokumentu w firmie. Można oczywiście wybrać wariant offline, jednak wtedy w znaczny sposób komplikujemy sobie przepływ dokumentacji w firmie. Co więcej – obecne przepisy przewidują wdrożenie zmian, zgodnie z którymi od 2024 roku konieczne będzie korzystanie z fakturowania online. Dlatego już teraz wybierając program do fakturowania warto zwrócić uwagę, czy jest on zgodny z wytycznymi Krajowego Systemu e-Faktur. Jeżeli zastanawiasz się nad wyborem konkretnego rozwiązania, a już musisz wystawić fakturę, możesz skorzystać z bezpłatnego narzędzia e-mikrofirma. Rekomendujemy jednak przejście na rozwiązania komercyjne, dostarczane przez podmioty specjalizujące się w tej dziedzinie. Dlaczego? Ponieważ e-mikrofirma jest programem dość ograniczonym, nie zrobimy w nim nic więcej niż wygenerowanie faktury lub korekty. Ponadto jej działanie jest uzależnione od funkcjonowania innych rządowych aplikacji – mObywatel czy portalu login.gov.pl.