Oprogramowanie do podpisu elektronicznego

Podpis to szczególna instytucja w prawodawstwie potwierdzająca oświadczenie woli. Składamy ją tylko pod tymi dokumentami, co do których treści i skutków się zgadzamy. Czasami jednak kwestie logistyczne nie pozwalają nam osobiście się stawić w określonym miejscu i złożyć podpis. Rozwiązaniem jest indywidualny podpis elektroniczny, który można składać za pomocą specjalnej aplikacji. Jak działa oprogramowanie do podpisu elektronicznego i który najlepiej wybrać?

Podpis elektroniczny – co to jest?

Aby zrozumieć sens istnienia tego oprogramowania, należy zapoznać się z pojęciami „podpis elektroniczny” oraz „podpis kwalifikowany”. Pierwsze z nich oznacza ogół działań technicznych i prawnych, które zapewniają autentyczność dokumentów używanych w obiegu elektronicznym. Składając podpis elektroniczny, wyrażamy wolę, aby dany dokument nabrał mocy prawnej w taki sam sposób, jak gdybyśmy go podpisali ręcznie. Nie należy jednak mylić tego pojęcia z innym, bardzo podobnym: podpisem kwalifikowanym. Podpis kwalifikowany stanowi zaawansowaną formę wykorzystania środków technicznych, dzięki którym jest niezwykle trudny do sfałszowania. Dzięki swojemu zaawansowaniu może być on wykorzystywany do załatwiania urzędowych spraw. Jednakże aby złożyć podpis kwalifikowany, konieczne jest skorzystanie z certyfikatu kwalifikowanego oraz klucza prywatnego przechowywanego na karcie kryptograficznej. Innymi słowy – aby złożyć podpis na e-dokumencie urzędowym, musisz mieć do tego specjalne oprogramowanie i kartę wystawioną na Twoje dane.

Czym jest program do podpisu elektronicznego?

Program do podpisu elektronicznego to specjalne narzędzie, które ze względu na swoje rozwiązania techniczne i prawne umożliwia złożenie wiążącego podpisu. Każdy taki podpis opatrzony jest certyfikacją, czyli potwierdzeniem, kto złożył podpis i z jakiego programu skorzystał. Dodatkowo możliwe jest wygenerowanie tzw. daty pewnej, czyli daty wraz z godziną, w której nastąpiła certyfikacja dokumentu. Dzięki temu ryzyko antydatowania dokumentu (umieszczenia daty niezgodnej z faktyczną datą podpisania) zostanie zneutralizowane. Warto zaznaczyć, że część programów do podpisu elektronicznego spełnia wymogi Narodowego Centrum Certyfikacji i ich standard szyfrowania pozwala na składanie podpisów kwalifikowanych. Nie każdy dostawca zatem może by wykorzystany do załatwienia spraw urzędowych. Wybierając program do podpisu elektronicznego należy między innymi zwrócić uwagę, czy dana platforma dysponuje wyłącznie podpisem elektronicznym, czy też kwalifikowanym. Istnieją także programy takie jak Autenti, gdzie można wykupić certyfikację u jednego z partnerów honorowanych przez NCC, jak również skorzystać ze zwykłego podpisu elektronicznego.

Jak wybrać odpowiedni program do podpisu elektronicznego?

Kryteriów co do wyboru najlepszego oprogramowania do podpisu jest kilka, a wszystko rozbija się o sposób, w jaki chcemy korzystać z e-podpisów. Należy się zastanowić, czy potrzebujemy podpisu kwalifikowanego, czy wystarczy zwykły podpis elektroniczny. Jeżeli będziemy załatwiać sprawy w urzędach, wówczas konieczny jest zakup platformy dającej dostęp do podpisu kwalifikowanego. Jeżeli chcemy jedynie zawierać klasyczne umowy cywilnoprawne (np. umowa o dzieło, umowa wynajmu, umowa o poufności NDA), to wystarczy podpis elektroniczny. Kolejna kwestia dotyczy tego, jak często chcesz korzystać z e-podpisu. Większość dostawców limituje ilość podpisów do np. 500 rocznie czy 100 miesięcznie, a podwyższenie limitu wymaga wykupienia dodatkowego pakietu. Są jednak firmy – i tu ponownie odwołanie do Autenti – które oferują własny podpis elektroniczny nieodpłatnie, a dopiero chęć skorzystania z kwalifikowanego podpisu wiąże się z opłatą. Trzecia kwestia bezpieczeństwo – dobre platformy posiadają system uwierzytelnienia podpisu w postaci np. jednorazowych haseł SMS. Pamiętajmy też, by zweryfikować renomę i opinie na temat podmiotu dostarczającego usługę.

Zalety oprogramowania do podpisów elektronicznych

Korzystanie z programu do podpisów elektronicznych łączy w sobie bezpieczeństwo, wygodę oraz szybkość załatwiania spraw. Najważniejsza kwestia – bezpieczeństwo – jest zapewniana przez szereg nowoczesnych zabezpieczeń i rozwiązań technicznych. Podobny stopień szyfrowania spotkamy m.in. w banku i przy płatnościach online, czyli tam, gdzie ochrona jest kwestią absolutnie priorytetową. Intuicyjne rozwiązania zawarte w oprogramowaniu do podpisów elektronicznych sprawia, że każda osoba jest w stanie bez przeszkód obsługiwać taką aplikację. Złożenie podpisu trwa nie więcej niż kilka sekund, a podpisany dokument w formacie PDF lub XML jest gotowy do wysłania e-mailem lub złożenia w e-urzędzie. To wszystko załatwisz zza swojego biurka, bez wychodzenia z gabinetu i oczekiwania w kolejce. Koszt dostępu do takiego rozwiązania jest naprawdę atrakcyjny – w Autenti za roczny dostęp do podpisów kwalifikowanych bez ograniczeń ilościowych zapłacisz mniej niż 300 zł netto. Dla porównania – za tyle kupisz 50 litrów paliwa do samochodu służbowego lub opłacisz jedną noc w hotelu 3* w Warszawie, co zapewne nie wystarczy na załatwienie wszystkich spraw w ciągu roku.

Czy warto wyposażyć firmę w oprogramowanie do podpisów elektronicznych?

Dla zdecydowanej większości firm oprogramowanie do podpisów elektronicznych to znaczne udogodnienie. Z takiego rozwiązania powinieneś skorzystać, jeśli:

• Prowadzisz firmę, w której zatrudniasz co najmniej 9 osób (MŚP i korporacje);
• W Twojej firmie wyodrębniony jest dział księgowości i / lub dział kadrowy;
• Twoja firma zatrudnia osoby w oparciu o umowy cywilnoprawne i kontrakty;
• Część Twoich pracowników to cyfrowi nomadzi lub pracownicy hybrydowi;
• Prowadzisz działalność związaną z rachunkowością (nawet jeśli jesteś JDG);
• Jesteś freelancerem i Twoja działalność wymaga podpisywania umów NDA;
• Zarządzasz spółdzielnią mieszkaniową lub prowadzisz wynajem nieruchomości;
• Dokonujesz transakcji międzynarodowych, które wymagają podpisania umów, listów intencyjnych lub innych dokumentów potwierdzających wolę;
• Nie masz możliwości logistycznych lub nie chcesz wydawać pieniędzy na podróże służbowe w celu finalizowania kontraktów międzynarodowych;
• Cenisz sobie spokój, szybkość działania i możliwość załatwiania spraw online.

Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób oprogramowanie do podpisów elektronicznych jest w stanie rozwinąć Twoją firmę, skontaktuj się z nami. Pomożemy dobrać Ci najlepsze rozwiązania i odpowiemy na pytania związane z podpisami kwalifikowanymi.