Oprogramowanie ERP – co to jest i jak wykorzystać je w firmie?

Skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem polega przede wszystkim na rozważnym planowaniu. Nie byłoby to możliwe bez systematycznie gromadzonych i logicznie uporządkowanych danych. O ile w firmie kilkuosobowej możliwe jest zarządzanie bezpośrednie, o tyle w większych działalnościach trudno działać bez narzędzi. Rozwiązaniem na tę sytuację jest zakup kompleksowego oprogramowania ERP. Co to jest program ERP, do czego służy i w jaki sposób wybrać najlepszą opcję?

Oprogramowanie ERP – co to jest?

Oprogramowanie ERP służy do planowania i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Sam skrót ERP pochodzi z języka angielskiego i oznacza Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Program ERP to tak naprawdę zbiór różnych funkcjonalności, które po podzieleniu mogłyby stanowić odrębne aplikacje. I tak – dla przykładu – w oprogramowaniu ERP znajdziemy moduły kadrowo-płacowe, zasoby magazynowe, narzędzia związane z transportem i logistyką czy zakupami. Ogólną ideą programów ERP – niezależnie od dostawcy usługi – jest zebranie kluczowych dla przedsiębiorstwa informacji w jednym miejscu. Co istotne, informacje te nie są ze sobą unifikowane, ale stanowią odrębny zespół danych. Dzięki temu pracownicy danych działów mogą skupić się wyłącznie na tym, co dotyczy ich zakresu kompetencyjnego.

Co można zrobić w programie ERP?

Nie sposób wymienić wszystkie elementy programów ERP – każdy dostawca usługi ma przygotowane własne funkcjonalności. Skupiając się na najważniejszych i najczęściej występujących modułach, w programie ERP możemy zarządzać działami takimi, jak:

• Księgowość – prowadzanie rozliczeń, fakturowanie, wystawianie not księgowych;
• Kadry – kwestie związane z aktywnością pracowniczą i ich wynagrodzeniem;
• DMS – inaczej system zarządzania dokumentami, bezpieczny obieg dokumentów;
• Magazyn – kontrola stanów magazynowych, przesunięcia, rezerwacje i wydania;
• Produkcja – optymalizacja i organizacja zadań związanych z linią produkcyjną;
• Controlling – zagadnienia związane z business intelligence i analizą finansową;
• Zakupy – zarządzanie procesem składania zamówień i zakupami firmowymi;
• Marketing – podejmowanie i kontrola działań promocyjnych związanych z firmą;
• Projekty – realizacja zagadnień i zamówień pogrupowanych na kolejne projekty;
• Logistyka – przemieszczenia wewnętrne towarów i zarządzanie transportem.

Jak wybrać najlepszy program ERP?

Błędnym przekonaniem jest, że najlepsze oprogramowanie ERP ma najwięcej modułów. Wybierając najlepszy program musimy mieć pewność, że będzie miał dokładnie takie funkcjonalności, jakich potrzebujemy w firmie. Usługodawcom nie będzie potrzebne narzędzie do magazynowania, a jednocześnie problematyczny okaże się brak modułu projektów. Poza dopasowaniem do potrzeb przedsiębiorstwa oprogramowanie ERP powinno być intuicyjne i łatwe w obsłudze. Brak przejrzystości programu, chaotyczny wygląd, nielogicznie ułożone funkcjonalności czy natłok informacji z pewnością nie sprzyja zarządzaniu firmą. W przypadku, gdy mamy dwa pokrewne systemy warto zastanowić się, czy zależy nam na oprogramowaniu online w formie SaaS czy offline, jako aplikacja do zainstalowania. Szczegóły w tej kwestii objaśniamy w akapicie niżej.

Program ERP – usługa SaaS czy aplikacja do zainstalowania?

Obecne rozwiązania w zakresie oprogramowania ERP pozwalają na wybór dwóch rodzajów aplikacji. Pierwsza z nich działa w trybie offline i instaluje się ją na wybranych jednostkach. To, na ilu komputerach można zainstalować taki program, określa klucz licencyjny, który wykupujemy na własność. Sam klucz to wydatek rzędu setek, a nawet tysięcy złotych za jedno stanowisko. Znacznie wygodniejsze jest rozwiązanie online w formie SaaS, czyli Software as a Service. Dostęp do funkcjonalności takiego programu ma charakter subskrypcji i stanowi koszt rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie. To tak, jakbyś korzystał z wypożyczalni typu Netflix zamiast kupować wszystkie produkcje filmowe. Z tą różnicą, ze do programu ERP może zalogować się każda uprawniona przez Ciebie osoba w firmie, a logowanie może nastąpić z dowolnego urządzenia. Nietrudno zauważyć, że usługa SaaS jest o wiele wygodniejsza i przystępniejsza niż wykup licencji.

Zalety oprogramowania ERP

Wykorzystując pełen potencjał oprogramowania ERP w wersji online, przedsiębiorca jest w stanie uzyskać szereg wymiernych korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

• Większa kontrola nad firmą – jako program wieloobszarowy, ERP zbiera najważniejsze dane ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa;
• Wzrost efektywności – rozumiane zarówno w postaci lepszej jakości pracy zatrudnionych, jak również poprawy wydajności procesów;
• Obniżenie kosztów – oprogramowanie ERP umożliwia wskazanie obszarów, które są mniej wydajne lub generują ponadnormatywne koszty;
• Ustandaryzowanie działań – dzięki jednej grupie wytycznych procesy zostaną ujednolicone, co pozwoli na większą transparentność w firmie;
• Poprawa przepływu informacji – ERP zawiera jedną bazę danych generowaną na podstawie rzeczywistych zdarzeń w firmie, nie dochodzi do zakłóceń informacji;
• Trafniejsze decyzje w przyszłości – program ERP gromadzi dane historyczne i bieżące, co pozwala planować lepsze, bardziej wydajne działania;
• Wzrost bezpieczeństwa danych – ERP korzysta z systemu chmurowego, czyli szyfrowanej, bezpiecznej metody przechowywania danych online.

Czy warto wyposażyć firmę w oprogramowanie ERP?

Większość przedsiębiorców powinna traktować zakup oprogramowania ERP jako narzędzie niezbędne do pracy. Do tej grupy odbiorców w szczególności zaliczymy:

• Firmy, których główna działalność opiera się na handlu detalicznym i hurtowym;
• Przedsiębiorstwa obecne w sektorze e-commerce, także te, które posiadają swoje oferty na portalach sprzedażowych (np. Allegro, Aliexpress, OLX, Otomoto, itp.);
• Podmioty zatrudniające co najmniej 9 osób (sektor MŚP oraz korporacyjny);
• Działalności, gdzie obecna jest częściowa lub całościowa automatyzacja procesów lub gdzie konieczne jest stosowanie precyzyjnego planowania produkcji;
• Firmy, którym zależy na szczegółowej i holistycznej analizie ekonomicznej;
• Przedsiębiorstwa poszukujące sposobów na optymalizację finansową, połączenie minimalizacji kosztów z maksymalizacją zysków;
• Biznesy, gdzie konieczne jest szybkie dostosowywanie się do realiów rynkowych;
• Podmioty, które posiadają swoje filie, magazyny lub oddziały w różnych miastach lub krajach, szczególnie gdy same organizują transport i logistykę.

Zastanawiasz się, czy w Twojej działalności oprogramowanie ERP spełni pokładane w niej nadzieje? Skontaktuj się z nami, przedstaw nam swoją firmę i powiedz, jakich narzędzi poszukujesz. My natomiast podpowiemy Ci, z których rozwiązań najlepiej skorzystać i co możemy Ci zaoferować.